Commercial-off-the-shelf (COTS) software is a term for software products that are ready-made and available for purchase in the commercial market.as organizações do sector público dependem cada vez mais de aplicações de COTS para complementar, melhorar ou substituir sistemas proprietários. Esta dependência é impulsionada pela promessa de melhoria da funcionalidade e redução do custo total de propriedade, bem como uma preocupação sobre a incapacidade de desenvolver e manter soluções de TI proprietárias versus aplicações de TI COTS.,para melhorar o seu processo de orçamentação, as organizações do sector público podem implementar um pedido de orçamentação do COTS para tirar partido dos seguintes benefícios:
1. Implementar as melhores práticas de orçamentação como recomendado pela Associação de Oficiais de finanças do Governo, as melhores práticas ajudam a sua organização do setor público a ligar os planos estratégicos ao processo de orçamentação. Ao utilizar as melhores práticas, você pode preparar o orçamento de forma mais eficiente, ter mais tempo para analisar e prever, e pode envolver pessoal não financeiro no processo de orçamentação., No entanto, quando os dados do seu orçamento estão em diferentes locais ou os dados são difíceis de recuperar do seu sistema legado, a implementação de melhores práticas orçamentárias não é possível. Uma aplicação de orçamentação construída com o propósito de COTS irá ajudá-lo a retomar o controle do processo de orçamentação, alojando todos os seus orçamentos em um único lugar, criando uma versão da verdade de dados que você pode confiar.2. Uma orçamentação bem sucedida, amigável e colaborativa, requer a participação de pessoal não financeiro no processo de orçamentação., Sistemas legados ou planilhas podem ter servido como a espinha dorsal do processo de orçamentação de sua organização por anos, mas o sistema pode ser difícil para a equipe não-financeira para navegar. Mesmo com a formação, quando um sistema legado é pesado de usar e não fornece as capacidades necessárias para o orçamento, as taxas de adoção por pessoal não financeiro são provavelmente Baixos. Um aplicativo de Orçamento COTS é projetado para ser fácil de usar e fornecer painéis intuitivos que mostram dados críticos em uma interface visualmente rica e interativa., Com fluxos de trabalho, aprovações e segurança baseada no papel, o pessoal não financeiro só pode acessar as partes do orçamento que exigem sua ação e gastar relatórios uma vez que o orçamento é aprovado. A integração com os sistemas financeiros, de Recursos Humanos e de salários proporcionará um fluxo contínuo de informações, tornando mais fácil para o pessoal não financeiro colaborar no orçamento e se envolver mais no processo de orçamentação.3., As organizações do sector público precisam de tomar rapidamente decisões e adaptar-se a mudanças nas necessidades de financiamento ou de programas e serviços. Se eles optarem por orçamento com um sistema legado ou work-arounds como planilhas do Excel, eles poderiam encontrar-se lutando para acompanhar. Orçamentação requer uma solução dinâmica e sofisticada que possa produzir um orçamento preciso e os insights-chave que levam a decisões orientadas a dados que fornecem valor aos seus stakeholders., A capacidade de lidar com previsões, orçamentação de cenários, alocações, orçamentação baseada em prioridades e outras funções essenciais para o setor público são severamente limitadas na maioria dos sistemas antigos. Uma aplicação COTS fornece uma capacidade robusta de relatórios com relatórios normalizados e relatórios ad hoc, bem como a capacidade de reunir dados accionáveis a partir de qualquer ponto do sistema, utilizando consultas intuitivas de dados e painéis partilháveis. Você pode criar cenários ilimitados-se, pacotes de decisão e orçamentos plurianuais para melhor Análise, Previsão e planejamento.4., A implementação e manutenção de um sistema antigo com uma boa relação custo-eficácia é um esforço dispendioso e moroso desde o início. Não só os módulos e plataformas do sistema precisam ser comprados, mas possivelmente infra-estrutura de TI adicional e hardware, atualizações de rede e segurança, licenças de usuário e Assinaturas. Adicionar um módulo ou personalização que pode não ter a funcionalidade necessária para orçamentação, mas adiciona custo adicional a um sistema já caro, não é a melhor solução para resolver os desafios da sua organização do setor público., Uma aplicação de COTS que lhe permite criar orçamentos operacionais, salariais e de capital irá racionalizar o seu processo de orçamentação, aumentando a precisão e poupando tempo. Adicionar demonstrações financeiras, gerenciamento de desempenho e ferramentas de publicação de livros de Orçamento são melhorias fáceis de levar o seu processo de orçamentação para o próximo nível. Finalmente, ferramentas sofisticadas de visualização de dados que podem transformar seus dados de orçamento em envolventes visuais, tais como gráficos, tabelas e gráficos com textos descritivos, aumentarão a transparência e a responsabilidade com os stakeholders., Quando seu processo de orçamentação está em constante evolução, uma solução de COTS projetada especificamente para o governo, educação e orçamento de saúde é um investimento inteligente que irá recompensá-lo a longo prazo.5. Eliminar planilhas Excel do processo de orçamentação
Quando os sistemas legados são incapazes de fornecer a funcionalidade necessária para a orçamentação, as organizações do setor público têm usado planilhas Excel para ajudá-los a preparar o orçamento., No entanto, depois de passar incontáveis horas entrando dados, criando fórmulas, verificando cálculos e corrigindo erros, é claro que o Excel não foi projetado para ser um sistema de orçamentação. Devido ao formato manual de entrada de dados de planilhas, cálculos e fórmulas no Excel são suscetíveis ao erro humano. O estudo “What We Know About Spreadsheet Errors” afirma que um por cento ou mais de todas as células de Fórmula contêm erros. Quando sua organização do setor público precisa entregar um orçamento preciso em um prazo, você não tem tempo para verificar manualmente seus dados ou corrigir fórmulas quebradas.6., Aumentar a transparência e engajamento com as partes interessadas um processo de orçamentação transparente é vital para qualquer governo, organização de educação ou saúde ganhar a confiança das partes interessadas. Embora os métodos tradicionais de engajamento, como relatórios anuais ou novos sites, sejam simples de implementar, a desvantagem é que pode não ser suficiente envolver e informar seus conselhos, cidadãos, conselhos, estudantes, pacientes ou outras partes interessadas. A transparência ajudará seus stakeholders a entender as decisões difíceis de orçamentação que sua organização faz com o financiamento disponível., O uso de uma aplicação COTS para preparar seus orçamentos e compartilhar insights-chave ajudará os stakeholders a entender como programas e serviços são alocados, e engajá-los na determinação de quais são os mais valiosos para as comunidades que sua organização serve.
uma aplicação COTS que é especificamente concebida para o orçamento do sector público fornece-lhe uma solução pronta para criar orçamentos operacionais, salariais e de capital, mais a capacidade para analisar, prever, reportar e acompanhar a gestão do desempenho., Se sua organização optar por orçamentar com sistemas legados ou Trabalho Pesado, sua organização pode lutar para acompanhar as mudanças de financiamento ou as necessidades das comunidades que você serve. Ao escolher um sistema extremo-a-extremo para uma orçamentação mais precisa, economizadora de tempo e colaborativa, as organizações do setor público podem tomar as decisões baseadas em dados que fornecem valor aos seus stakeholders.,
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