Commercial-off-the-shelf (COTS) software es un término para productos de software que están listos y disponibles para su compra en el mercado comercial.
las organizaciones del sector público dependen cada vez más de las aplicaciones COTS para complementar, mejorar o reemplazar los sistemas propietarios. Esta dependencia se debe a la promesa de mejorar la funcionalidad y reducir el costo total de propiedad, así como a la preocupación por la incapacidad de desarrollar y mantener soluciones de ti propietarias frente a las aplicaciones de TI COTS.,
para mejorar su proceso de presupuestación, las organizaciones del sector público pueden implementar una aplicación de presupuestación COTS para aprovechar los siguientes beneficios:
1. Implementar las mejores prácticas de presupuestación
según lo recomendado por la Asociación de funcionarios de Finanzas del Gobierno, las mejores prácticas ayudan a su organización del sector público a vincular los planes estratégicos con el proceso de presupuestación. Al utilizar las mejores prácticas, puede preparar el presupuesto de manera más eficiente, tener más tiempo para analizar y pronosticar, y puede involucrar al personal no financiero en el proceso de presupuestación., Sin embargo, cuando los datos de su presupuesto están en diferentes ubicaciones o es difícil recuperar datos de su sistema heredado, no es posible implementar las mejores prácticas de presupuestación. Una aplicación de presupuesto COTS especialmente diseñada le ayudará a recuperar el control del proceso de presupuesto al alojar todos sus presupuestos en un solo lugar, creando una versión de data truth en la que puede confiar.
2. La presupuestación exitosa requiere la participación de personal no financiero en el proceso de presupuestación., Los sistemas heredados u hojas de cálculo pueden haber servido como la columna vertebral del proceso de presupuestación de su organización durante años, pero el sistema puede ser difícil de navegar para el personal no financiero. Incluso con la capacitación, cuando un sistema heredado es engorroso de usar y no proporciona las capacidades necesarias para presupuestar, es probable que las tasas de adopción por parte del personal no financiero sean bajas. Una aplicación de presupuesto COTS está diseñada para ser fácil de usar y proporcionar paneles intuitivos que muestran datos críticos en una interfaz visualmente rica e interactiva., Con flujos de trabajo, aprobaciones y seguridad basada en roles, el personal no financiero solo puede acceder a las partes del presupuesto que requieren su acción e informes de gastos una vez que se aprueba el presupuesto. La integración con los sistemas financieros, de Recursos Humanos y de nómina de sueldos proporcionará un flujo ininterrumpido de información, lo que facilitará que el personal no financiero colabore en el presupuesto y participe más en el proceso presupuestario.
3., Información procesable para la toma de decisiones basada en datos
las organizaciones del sector público necesitan tomar decisiones rápidamente y adaptarse a los cambios en la financiación o las necesidades de programas y servicios. Si eligen presupuestar con un sistema heredado o soluciones alternativas como hojas de cálculo de Excel, podrían tener dificultades para mantenerse al día. El presupuesto requiere una solución dinámica y sofisticada que pueda producir un presupuesto preciso y los conocimientos clave que conducen a decisiones basadas en datos que proporcionan valor a sus partes interesadas., En la mayoría de los sistemas heredados, la capacidad de gestionar las previsiones, la presupuestación basada en escenarios, las asignaciones, la presupuestación basada en prioridades y otras funciones clave para el sector público está muy limitada. Una aplicación COTS proporciona una sólida capacidad de generación de informes con informes estándar e informes ad hoc, así como la capacidad de ensamblar datos procesables desde cualquier lugar del sistema utilizando consultas de datos intuitivas y paneles de control que se pueden compartir. Puede crear escenarios hipotéticos ilimitados, paquetes de decisiones y presupuestos plurianuales para un mejor análisis, previsión y planificación.
4.,
implementar y mantener un sistema heredado es una tarea costosa y que lleva mucho tiempo desde el principio. No solo es necesario comprar los módulos y plataformas del sistema, sino también posiblemente infraestructura y hardware de TI adicionales, actualizaciones de red y seguridad, licencias de usuario y suscripciones. Agregar un módulo o personalización que puede no tener la funcionalidad necesaria para presupuestar, pero agrega un costo adicional a un sistema ya costoso, no es la mejor solución para resolver los desafíos de su organización del sector público., Una aplicación COTS que le permite crear presupuestos operativos, salariales y de capital optimizará su proceso presupuestario al tiempo que aumenta la precisión y ahorra tiempo. Agregar estados financieros, gestión del rendimiento y herramientas de publicación de libros de presupuesto son mejoras fáciles para llevar su proceso de presupuestación al siguiente nivel. Por último, las sofisticadas herramientas de visualización de datos que pueden transformar los datos de su presupuesto en elementos visuales atractivos, como gráficos, tablas y gráficos con textos descriptivos, aumentarán la transparencia y la responsabilidad con las partes interesadas., Cuando su proceso de presupuestación está en constante evolución, una solución COTS diseñada específicamente para el gobierno, la educación y el presupuesto de salud es una inversión inteligente que lo recompensará a largo plazo.
5. Eliminar las hojas de cálculo de Excel del proceso de presupuestación
cuando los sistemas heredados no pueden proporcionar la funcionalidad necesaria para la presupuestación, las organizaciones del sector público han utilizado hojas de cálculo de Excel para ayudarles a preparar el presupuesto., Sin embargo, después de pasar incontables horas ingresando datos, creando fórmulas, comprobando cálculos y corrigiendo errores, está claro que Excel no fue diseñado para ser un sistema de presupuestación. Debido al formato de entrada de datos manual de las hojas de cálculo, los cálculos y fórmulas en Excel son susceptibles a errores humanos. El estudio «What We Know About Spreadsheet Errors» afirma que el uno por ciento o más de todas las celdas de Fórmula contienen errores. Cuando su organización del sector público necesita entregar un presupuesto preciso en una fecha límite, no tiene tiempo para revisar manualmente sus datos o arreglar fórmulas rotas.
6., Aumentar la transparencia y el compromiso con las partes interesadas
un proceso presupuestario transparente es vital para que cualquier gobierno, organización educativa o de atención médica se gane la confianza de las partes interesadas. Si bien los métodos tradicionales de participación, como los informes anuales o los nuevos sitios web, son fáciles de implementar, la desventaja es que podría no ser suficiente involucrar e informar a sus consejos, ciudadanos, juntas, estudiantes, pacientes u otras partes interesadas. La transparencia ayudará a las partes interesadas a comprender las difíciles decisiones presupuestarias que toma su organización con los fondos disponibles., El uso de una aplicación COTS para preparar sus presupuestos y compartir información clave ayudará a las partes interesadas a comprender cómo se asignan los programas y servicios, y a involucrarlos en la determinación de cuáles de estos son de mayor valor para las comunidades a las que sirve su organización.
una aplicación COTS que está específicamente diseñada para la presupuestación del sector público le proporciona una solución lista para crear presupuestos operativos, salariales y de capital, además de la capacidad para analizar, pronosticar, generar informes y hacer un seguimiento de la gestión del rendimiento., Si su organización elige presupuestar con sistemas heredados o soluciones complicadas, su organización puede tener dificultades para mantenerse al día con los cambios en la financiación o las necesidades de las comunidades a las que presta servicios. Al elegir un sistema de extremo a extremo para un presupuesto más preciso, ahorrador de tiempo y colaborativo, las organizaciones del sector público pueden tomar las decisiones basadas en datos que proporcionan valor a sus partes interesadas.,
para obtener más información sobre cómo Questica Budget Suite puede ayudar a su gobierno, educación u organización de atención médica a transformar el proceso de presupuestación, lea una de nuestras historias de éxito, nuestro blog, Por qué su viaje de presupuestación debe ser con Questica o inscríbase en uno de nuestros seminarios web informativos mensuales gratuitos.,
acerca de Questica
durante más de 20 años, Questica ha estado trabajando con organizaciones del sector público – gobierno, atención médica, educación superior, escuelas K-12 y organizaciones sin fines de lucro-para habilitar mejor la presupuestación y la toma de decisiones basadas en datos, al tiempo que aumenta la precisión de los datos, ahorra tiempo y mejora la confianza de las partes interesadas. Nuestros clientes están utilizando nuestra suite Questica Budget para impulsar la transformación del presupuesto mediante la creación de una única fuente de datos veraces., Más de 700 organizaciones en América del Norte en 47 estados y 11 provincias / territorios han eliminado las hojas de cálculo optando por una planificación, presupuestación, medidas de rendimiento, Gestión, Informes, Transparencia y compromiso más inteligentes con nuestras soluciones de software. Para obtener más información sobre Questica y cómo nuestras soluciones de software pueden ayudar a sus organizaciones del sector público, consulte nuestras secciones de recursos y noticias/blog, o solicite una demostración hoy mismo.
