Commercial-off-the-shelf (COTS) software è un termine per i prodotti software che sono già pronti e disponibili per l’acquisto nel mercato commerciale.
Le organizzazioni del settore pubblico si affidano sempre più alle applicazioni COTS per integrare, migliorare o sostituire i sistemi proprietari. Questa dipendenza è guidata dalla promessa di funzionalità migliorate e costi di proprietà totali ridotti, nonché dalla preoccupazione per l’incapacità di sviluppare e mantenere soluzioni IT proprietarie rispetto alle applicazioni IT COTS.,
Per migliorare il processo di budgeting, le organizzazioni del settore pubblico possono implementare un’applicazione COTS budgeting per usufruire dei seguenti vantaggi:
1. Implementare le best practice di budgeting
Come raccomandato dalla Government Finance Officers Association, le best practice aiutano l’organizzazione del settore pubblico a collegare i piani strategici al processo di budgeting. Utilizzando le best practice, è possibile preparare il budget in modo più efficiente, avere più tempo per l’analisi e la previsione e coinvolgere il personale non finanziario nel processo di budgeting., Tuttavia, quando i dati di budget si trovano in posizioni diverse o i dati sono difficili da recuperare dal sistema legacy, non è possibile implementare le best practice di budgeting. Un’applicazione di budgeting appositamente creata per CULLE ti aiuterà a riprendere il controllo del processo di budgeting alloggiando tutti i tuoi budget in un unico posto, creando una versione di data truth di cui ti puoi fidare.
2. Facile da usare e collaborativo
Il budgeting di successo richiede la partecipazione di personale non finanziario nel processo di budgeting., I sistemi o i fogli di calcolo legacy possono essere stati la spina dorsale del processo di budgeting dell’organizzazione per anni, ma il sistema può essere difficile da navigare per il personale non finanziario. Anche con la formazione, quando un sistema legacy è ingombrante da usare e non fornisce le capacità necessarie per il budget, i tassi di adozione da parte del personale non finanziario sono probabilmente bassi. Un’applicazione COTS budgeting è progettata per essere user-friendly e fornire dashboard intuitivi che mostrano i dati critici in un’interfaccia visivamente ricca e interattiva., Con flussi di lavoro, approvazioni e sicurezza basata sui ruoli, il personale non finanziario può accedere solo alle parti del budget che richiedono la loro azione e la rendicontazione delle spese una volta approvato il budget. L’integrazione con i sistemi finanziari, delle risorse umane e del libro paga fornirà un flusso continuo di informazioni, rendendo facile per il personale non finanziario collaborare al budget e diventare più impegnato nel processo di budgeting.
3., Informazioni fruibili per il processo decisionale basato sui dati
Le organizzazioni del settore pubblico devono prendere rapidamente decisioni e adattarsi ai cambiamenti nelle esigenze di finanziamento o di programma e di servizio. Se scelgono di bilancio con un sistema legacy o work-around come fogli di calcolo Excel, potrebbero trovarsi lottando per tenere il passo. Il budgeting richiede una soluzione dinamica e sofisticata in grado di produrre un budget accurato e le informazioni chiave che portano a decisioni basate sui dati che forniscono valore ai tuoi stakeholder., La capacità di gestire le previsioni, il budget degli scenari, le allocazioni, il budget basato sulle priorità e altre funzioni chiave per il settore pubblico sono fortemente limitate nella maggior parte dei sistemi legacy. Un’applicazione COTS offre una solida capacità di reporting con report standard e report ad hoc, nonché la possibilità di assemblare dati utilizzabili da qualsiasi punto del sistema utilizzando query di dati intuitive e dashboard condivisibili. È possibile creare scenari what-if illimitati, pacchetti decisionali e budget pluriennali per una migliore analisi, previsione e pianificazione.
4.,
Conveniente Implementare e mantenere un sistema legacy è un impegno costoso e dispendioso in termini di tempo fin dall’inizio. Non solo i moduli e le piattaforme del sistema devono essere acquistati, ma possibilmente infrastrutture IT e hardware aggiuntivi, aggiornamenti di rete e sicurezza, licenze utente e abbonamenti. L’aggiunta di un modulo o di una personalizzazione che potrebbe non avere le funzionalità necessarie per il budget, ma aggiunge costi aggiuntivi a un sistema già costoso, non è la soluzione migliore per risolvere le sfide dell’organizzazione del settore pubblico., Un’applicazione CULLE che consente di creare operativo, stipendi e budget di capitale semplificherà il processo di budgeting, aumentando la precisione e risparmiando tempo. L’aggiunta di rendiconti finanziari, gestione delle prestazioni e strumenti di pubblicazione di libri di bilancio sono semplici miglioramenti per portare il processo di budgeting al livello successivo. Infine, sofisticati strumenti di visualizzazione dei dati in grado di trasformare i dati di budget in immagini coinvolgenti, come grafici, tabelle e grafici con testi descrittivi, aumenteranno la trasparenza e la responsabilità con le parti interessate., Quando il tuo processo di budgeting è in continua evoluzione, una soluzione CULLE progettata specificamente per il governo, l’istruzione e il budgeting sanitario è un investimento intelligente che ti ricompenserà a lungo termine.
5. Eliminare i fogli di calcolo Excel dal processo di budgeting
Quando i sistemi legacy non sono in grado di fornire le funzionalità necessarie per il budgeting, le organizzazioni del settore pubblico hanno utilizzato fogli di calcolo Excel per aiutarli a preparare il budget., Tuttavia, dopo aver trascorso innumerevoli ore a inserire dati, creare formule, controllare i calcoli e correggere gli errori, è chiaro che Excel non è stato progettato per essere un sistema di budgeting. A causa del formato di inserimento manuale dei dati dei fogli di calcolo, i calcoli e le formule in Excel sono suscettibili di errore umano. Lo studio “What We Know About Spreadsheet Errors” afferma che l’uno per cento o più di tutte le celle della formula contengono errori. Quando la tua organizzazione del settore pubblico ha bisogno di fornire un budget accurato su una scadenza, non hai tempo per controllare manualmente i tuoi dati o correggere le formule interrotte.
6., Aumentare la trasparenza e l’impegno con le parti interessate
Un processo di budgeting trasparente è vitale per qualsiasi governo, istruzione o organizzazione sanitaria per guadagnare la fiducia delle parti interessate. Mentre i metodi tradizionali di coinvolgimento, come relazioni annuali o nuovi siti Web, sono semplici da implementare, lo svantaggio è che potrebbe non essere sufficiente coinvolgere e informare i consigli, i cittadini, i consigli, gli studenti, i pazienti o altre parti interessate. La trasparenza aiuterà i tuoi stakeholder a comprendere le difficili decisioni di budget che la tua organizzazione prende con i finanziamenti disponibili., L’utilizzo di un’applicazione COTS per preparare i budget e condividere informazioni chiave aiuterà gli stakeholder a capire come vengono assegnati programmi e servizi e li coinvolgerà nel determinare quali di questi sono di maggior valore per le comunità servite dalla tua organizzazione.
Un’applicazione COTS specificamente progettata per il budgeting del settore pubblico offre una soluzione pronta per creare budget operativi, salariali e di capitale, oltre alla capacità di analisi, previsione, reporting e monitoraggio della gestione delle prestazioni., Se l’organizzazione sceglie di budget con i sistemi legacy o soluzione complessa, l’organizzazione può fatica a tenere il passo con le modifiche al finanziamento o le esigenze delle comunità servite. Scegliendo un sistema end-to-end per un budget più accurato, risparmio di tempo e collaborativo, le organizzazioni del settore pubblico possono prendere decisioni basate sui dati che forniscono valore ai loro stakeholder.,
Per saperne di più su come Questica Budget Suite può aiutare il tuo governo, l’istruzione o l’organizzazione sanitaria a trasformare il processo di budgeting, leggi una delle nostre storie di successo, il nostro blog, perché il tuo viaggio di budgeting dovrebbe essere con Questica o iscriviti a uno dei nostri webinar informativi mensili gratuiti.,
A proposito di Questica
Da oltre 20 anni, Questica lavora con organizzazioni del settore pubblico – governo, sanità, istruzione superiore, scuole K-12 e non-profit – per migliorare il budget e il processo decisionale basato sui dati, aumentando l’accuratezza dei dati, risparmiando tempo e migliorando la fiducia degli stakeholder. I nostri clienti utilizzano la nostra suite di budget Questica per guidare la trasformazione del budget creando un’unica fonte di verità dei dati., Oltre 700 organizzazioni in tutto il Nord America in 47 stati e 11 province / territori hanno eliminato i fogli di calcolo optando per una pianificazione più intelligente, budgeting, misure di performance, gestione, reporting, trasparenza e coinvolgimento con le nostre soluzioni software. Per saperne di più su Questica e su come le nostre soluzioni software possono aiutare le tue organizzazioni del settore pubblico, consulta le nostre risorse e le sezioni di notizie/blog o richiedi una demo oggi stesso!
