le logiciel commercial standard (COTS) est un terme pour les produits logiciels prêts à l’emploi et disponibles à l’achat sur le marché commercial.
les organisations du secteur Public comptent de plus en plus sur les applications COTS pour compléter, améliorer ou remplacer les systèmes propriétaires. Cette dépendance est motivée par la promesse d’une fonctionnalité améliorée et d’une réduction du coût total de propriété, ainsi que par une préoccupation concernant l’incapacité de développer et de maintenir des solutions informatiques propriétaires par rapport aux applications informatiques COTS.,
pour améliorer leur processus de budgétisation, les organisations du secteur public peuvent mettre en œuvre une application de budgétisation COTS pour tirer parti des avantages suivants:
1. Mettre en œuvre des pratiques exemplaires en matière de budgétisation
comme l’a recommandé L’Association des agents des Finances Publiques, les pratiques exemplaires aident votre organisation du secteur public à établir un lien entre les plans stratégiques et le processus de budgétisation. En utilisant les meilleures pratiques, vous pouvez préparer le budget plus efficacement, disposer de plus de temps pour l’analyse et les prévisions et engager du personnel non financier dans le processus de budgétisation., Cependant, lorsque vos données budgétaires se trouvent à des endroits différents ou qu’il est difficile de les récupérer à partir de votre ancien système, la mise en œuvre des meilleures pratiques de budgétisation n’est pas possible. Une application de budgétisation spécialement conçue pour COTS vous aidera à reprendre le contrôle du processus de budgétisation en regroupant tous vos budgets au même endroit, créant ainsi une version unique de data truth à laquelle vous pouvez faire confiance.
2. Convivial et collaboratif
une budgétisation réussie nécessite la participation du personnel non financier au processus de budgétisation., Les anciens systèmes ou feuilles de calcul peuvent avoir servi d’épine dorsale au processus de budgétisation de votre organisation pendant des années, mais le système peut être difficile à naviguer pour le personnel non financier. Même avec la formation, lorsqu’un système hérité est lourd à utiliser et ne fournit pas les capacités nécessaires au budget, les taux d’adoption par le personnel non financier sont susceptibles d’être faibles. Une application de budgétisation COTS est conçue pour être conviviale et fournir des tableaux de bord intuitifs qui montrent des données critiques dans une interface visuellement riche et interactive., Grâce aux workflows, aux approbations et à la sécurité basée sur les rôles, le personnel non financier ne peut accéder qu’aux parties du budget nécessitant leur action et le reporting des dépenses une fois le budget approuvé. L’intégration avec les systèmes financiers, de gestion des ressources humaines et de paie permettra un flux continu d’informations, ce qui facilitera la collaboration du personnel non financier sur le budget et facilitera son engagement dans le processus de budgétisation.
3., Information exploitable pour la prise de décision axée sur les données
les organisations du secteur Public doivent prendre rapidement des décisions et s’adapter aux changements dans le financement ou les besoins en matière de programmes et de services. S’ils choisissent de budgétiser avec un système hérité ou des solutions de contournement comme des feuilles de calcul Excel, ils pourraient avoir du mal à suivre. La budgétisation nécessite une solution dynamique et sophistiquée qui peut produire un budget précis et les informations clés qui mènent à des décisions basées sur les données qui apportent de la valeur à vos parties prenantes., La capacité de gérer les prévisions, la budgétisation par scénario, les allocations, la budgétisation axée sur les priorités et d’autres fonctions essentielles au secteur public sont gravement limitées dans la plupart des systèmes hérités. Une application COTS offre une capacité de reporting robuste avec des rapports standard et des rapports ad hoc, ainsi que la possibilité d’assembler des données exploitables depuis n’importe où dans le système à l’aide de requêtes de données intuitives et de tableaux de bord partageables. Vous pouvez créer des scénarios de simulation illimités, des packages de décisions et des budgets pluriannuels pour une meilleure analyse, Prévision et planification.
4., Rentable
la mise en œuvre et la maintenance d’un système existant sont une entreprise coûteuse et chronophage dès le départ. Non seulement les modules et les plates-formes du système doivent être achetés, mais il est possible que des infrastructures et du matériel informatiques supplémentaires, des mises à niveau réseau et de sécurité, des licences utilisateur et des abonnements. L’ajout d’un module ou d’une personnalisation qui n’a peut-être pas les fonctionnalités nécessaires à la budgétisation, mais qui ajoute des coûts supplémentaires à un système déjà coûteux, n’est pas la meilleure solution pour résoudre les défis de votre organisation du secteur public., Une application COTS qui vous permet de créer des budgets d’exploitation, de salaires et d’immobilisations rationalisera votre processus de budgétisation tout en augmentant la précision et en économisant du temps. Ajouter des états financiers, des outils de gestion du rendement et de publication de livres budgétaires sont des améliorations faciles pour faire passer votre processus de budgétisation au niveau supérieur. Enfin, des outils sophistiqués de visualisation des données qui peuvent transformer vos données budgétaires en visuels attrayants, tels que des graphiques, des tableaux et des graphiques avec des textes descriptifs, augmenteront la transparence et la responsabilité avec les parties prenantes., Lorsque votre processus de budgétisation est en constante évolution, une solution COTS conçue spécifiquement pour la budgétisation du gouvernement, de l’éducation et des soins de santé est un investissement intelligent qui vous récompensera à long terme.
5. Éliminer les feuilles de calcul Excel du processus de budgétisation
lorsque les systèmes hérités ne sont pas en mesure de fournir les fonctionnalités nécessaires à la budgétisation, les organisations du secteur public ont utilisé des feuilles de calcul Excel pour les aider à préparer le budget., Cependant, après avoir passé d’innombrables heures à saisir des données, à créer des formules, à vérifier les calculs et à corriger les erreurs, il est clair Qu’Excel n’a pas été conçu pour être un système de budgétisation. En raison du format de saisie manuelle des feuilles de calcul, les calculs et les formules dans Excel sont susceptibles d’erreur humaine. L’étude « ce que nous savons des erreurs de feuille de calcul” indique qu’un pour cent ou plus de toutes les cellules de formule contiennent des erreurs. Lorsque votre organisation du secteur public doit fournir un budget précis à une date limite, vous n’avez pas le temps de vérifier manuellement vos données ou de corriger des formules cassées.
6., Accroître la transparence et l’engagement avec les parties prenantes
un processus budgétaire transparent est essentiel pour tout gouvernement, tout organisme d’éducation ou de soins de santé afin de gagner la confiance des parties prenantes. Bien que les méthodes traditionnelles d’engagement, telles que les rapports annuels ou les nouveaux sites Web, soient simples à mettre en œuvre, l’inconvénient est qu’il pourrait ne pas être suffisant de mobiliser et d’informer vos conseils, citoyens, conseils, étudiants, patients ou autres parties prenantes. La transparence aidera vos parties prenantes à comprendre les décisions budgétaires difficiles que votre organisation prend avec le financement disponible., L’utilisation d’une application COTS pour préparer vos budgets et partager des informations clés aidera les parties prenantes à comprendre comment les programmes et les services sont alloués et à les impliquer dans la détermination de ceux qui présentent le plus de valeur pour les communautés desservies par votre organisation.
Une application COTS spécialement conçue pour la budgétisation du secteur public vous offre une solution prête à l’emploi pour créer des budgets d’exploitation, de salaires et d’immobilisations, ainsi que la capacité d’analyser, de prévoir, de produire des rapports et de suivre la gestion du rendement., Si votre organisation choisit de budgétiser avec des systèmes hérités ou une solution de contournement lourde, votre organisation peut avoir du mal à suivre les changements de financement ou les besoins des communautés que vous servez. En choisissant un système de bout en bout pour une budgétisation plus précise, plus rapide et plus collaborative, les organisations du secteur public peuvent prendre des décisions fondées sur les données qui apportent de la valeur à leurs parties prenantes.,
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À propos de Questica
Depuis plus de 20 ans, Questica travaille avec des organisations du secteur public – gouvernement, santé, enseignement supérieur, écoles de la maternelle à la 12e année et organisations à but non lucratif-pour mieux permettre une budgétisation et une prise de décision fondées sur les données, tout en augmentant la précision des données, Nos clients utilisent notre Suite Questica Budget pour stimuler la transformation budgétaire en créant une source unique de données véridiques., Plus de 700 organisations en Amérique du Nord dans 47 États et 11 provinces/territoires ont éliminé les feuilles de calcul en optant pour une planification, une budgétisation, des mesures de rendement, une gestion, des rapports, une transparence et un engagement plus éclairés avec nos solutions logicielles. Pour en savoir plus sur Questica et sur la façon dont nos solutions logicielles peuvent aider vos organisations du secteur public, consultez nos sections ressources et Actualités/blog, ou demandez une démonstration dès aujourd’hui!
