18 décembre 2003
Mme Alana Greer
American Civil Liberties Union of Florida
4500 Biscayne Boulevard, Suite 340
Miami, FL 33137-3227
chère Mme Greer:
Ceci fait suite à votre lettre du 9 juillet 2003. Veuillez excuser le retard dans notre réponse. Merci de vos commentaires concernant les exigences de L’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) en matière d’enregistrement et de déclaration des blessures et des maladies contenues dans 29 CFR Part 1904., Vous déclarez que votre bureau a reçu plusieurs plaintes concernant la confidentialité médicale des employés concernant les exigences en matière de tenue de documents. Plus précisément, vous demandez à L’OSHA de clarifier la pertinence d’afficher l’intégralité du formulaire OSHA 300 (le journal des blessures et des maladies liées au travail) dans l’établissement de l’employeur.,
Vous avez raison de comprendre que, bien que les employeurs soient tenus de remplir à la fois le formulaire OSHA 300 Log of Work-Related Injuries and Illnesses et le formulaire OSHA 300-A Summary of Work-Related Injuries and Illnesses, seul ce dernier, le formulaire 300-A, doit être affiché sur le lieu de travail.
malgré le fait que seul le formulaire sommaire 300-A doit être affiché, certains employeurs ont apparemment affiché à la fois le formulaire 300 et le formulaire 300-A en milieu de travail., Vous suggérez que des éclaircissements supplémentaires sont nécessaires avec les formulaires de tenue de documents ou ailleurs, en indiquant clairement aux employeurs que le formulaire 300 ne devrait pas être affiché avec le formulaire sommaire 300-A.
les instructions qui accompagnent les formulaires de tenue de documents de L’OSHA comprennent la Question et la réponse suivantes: « Quand devez-vous afficher le résumé? Vous devez poster le Résumé, pas le Journal–avant le 1er février de l’année suivant l’année visée par la forme et la conserve jusqu’au 30 avril de cette année., »
nous prendrons des mesures supplémentaires pour souligner la distinction entre le formulaire 300 et le formulaire 300-A et le fait que seul ce dernier doit être affiché en milieu de travail, par le biais de communiqués de presse que nous publions pour rappeler aux employeurs l’exigence d’affichage, et en incluant cette question dans la Foire Aux Questions de la Section Tenue des documents de notre site web. Votre aide pour sensibiliser les employeurs à cette distinction est appréciée.
je voudrais faire un autre point de clarification., Bien que nos règles n’exigent pas que le formulaire 300 soit affiché (et nous tenterons de le communiquer plus clairement, comme décrit ci-dessus), le règlement n’interdit pas non plus à un employeur d’afficher le formulaire 300 avec le formulaire 300-A. Toutefois, si l’employeur choisit d’afficher le journal complet du formulaire 300, il devrait afficher le journal dans une zone accessible uniquement aux personnes autorisées en vertu de la règle (c.-à-d. les employés, les anciens employés, les représentants des employés et un représentant autorisé des employés). Si la zone d’affichage est accessible par d’autres (p. ex.,, membres du public) l’employeur doit retirer ou masquer tous les noms des employés blessés ou malades, conformément au paragraphe 1904.29 b) (10). De plus, l’article 1910.29 interdit à l’employeur d’inclure le nom de l’employé dans les cas de « préoccupation en matière de protection de la vie privée » lorsque le formulaire 300 est mis à la disposition de collègues, d’anciens employés ou de représentants des employés.
merci de votre intérêt pour la sécurité et la santé au travail. Nous espérons que vous trouverez cette information utile. Les exigences de L’OSHA sont définies par la loi, les normes et les règlements., Nos lettres d’interprétation expliquent ces exigences et comment elles s’appliquent à des circonstances particulières, mais elles ne peuvent pas créer d’obligations supplémentaires pour l’employeur. Cette lettre constitue l’interprétation de L’OSHA des exigences discutées. Notez que nos directives d’application peuvent être affectées par des changements aux règles de L’OSHA. De plus, de temps en temps, nous mettons à jour nos directives en réponse à de nouvelles informations. Pour vous tenir informé de ces développements, vous pouvez consulter le site Web de L’OSHA à http://www.osha.gov., Si vous avez d’autres questions, veuillez communiquer avec la Division des exigences en matière de tenue de documents, au 202-693-1702.
Cordialement,
John L. Henshaw
Secrétaire Adjoint
