5 sfaturi: cum se scrie un RFP care funcționează
De ce funcționează unele RFP și altele nu? Se reduce la modul în care au fost create. Un RFP ineficient este scump și riscant. În cel mai bun caz, pierdeți timp și resurse. Dar, în cel mai rău caz, s-ar putea să te găsești blocat într-o relație proastă cu vânzătorul greșit. Cu toate acestea, cu aceste cinci sfaturi, puteți fi sigur că scrieți un RFP care va oferi rezultate.,
colaborați cu părțile interesate
emiterea RFPs înseamnă rezolvarea problemelor pentru afacerea dvs. În consecință, trebuie să definiți și să înțelegeți problema pentru a găsi cea mai bună soluție. Începeți prin a colabora cu persoanele care sunt cele mai afectate de achiziție. Împreună, definiți provocarea, instrumentele de care au nevoie și cum va arăta succesul. La urma urmei, pentru a atrage răspunsurile corecte de la furnizori, trebuie să puneți întrebările corecte.de exemplu, imaginați-vă că echipa de vânzări dorește să investească în software-ul de propuneri pentru a-și automatiza procesul., De unde știi ce întrebări să pui în RFP? De obicei, în situații de achiziții ca aceasta, există membri ai echipei care au cercetat și explorat în mod independent opțiunile. Brainstorm cu ei pentru a clasifica funcționalitatea ca: trebuie să aibă, frumos să aibă sau în afara domeniului de aplicare. în plus ,este înțelept să se implice IT, finanțe, juridice și orice alte echipe care vor fi afectate de decizia de achiziție. Aduceți aceste părți interesate în proces mai devreme, înainte de a începe să scrieți RFP. Făcând acest lucru, evitați întârzierile inutile și greoaie înainte și înapoi cu vânzătorii.,
creați o bibliotecă de întrebări standard, secțiuni și șabloane
fiecare RFP va fi puțin diferit. Cu toate acestea, multe dintre întrebările și secțiunile incluse vor fi aceleași. De exemplu, detaliile despre procesul de evaluare, întrebările de succes ale clienților și termenii și condițiile vor fi probabil foarte similare de la un RFP la altul.prin curatarea unei biblioteci de întrebări, secțiuni și șabloane RFP, vă puteți accelera procesul. În plus, menținerea unei biblioteci de cunoștințe va îmbunătăți coerența și va reduce riscul emiterii unui RFP incomplet., Software-ul de management RFP face acest templating dinamic ușor. Cu toate acestea, puteți, de asemenea, să vă construiți biblioteca manual în foi de calcul Excel sau Google.
întrebări RFP Standard pentru a include în bibliotecă:
- există o perioadă de încercare? Dacă puteți proba soluția înainte de a face o achiziție, aveți o șansă mult mai bună de a lua decizia corectă.
- aveți un plan de gestionare a modificărilor? Compania ar trebui să fie investită în succesul dvs. pe termen lung. Asta înseamnă să începi cu piciorul drept., Te vor ghida prin proces sau te vor arunca la lupi?
- pot vorbi cu un client curent? Dacă un furnizor nu are referințe care sunt dispuși să vorbească cu dvs., acesta este un steag roșu. Clienții fericiți sunt de obicei dispuși să-și exprime sprijinul și să vorbească direct cu dvs.
- cum rezolvați problemele? Nu contează cât de minunat produs sau serviciu un furnizor oferă, probleme se întâmplă. Vânzătorul are o echipă puternică de succes a clienților gata să îndrepte orice greșeli?
- cine sunt concurenții dumneavoastră?, Dacă furnizorul dvs. nu este dispus să-și numească concurenții, poate fi necesar să le puneți la îndoială onestitatea sau încrederea.
- care sunt opțiunile de antrenament? Cu cât înțelegeți mai bine o soluție, cu atât mai multă valoare puteți extrage din ea.întrebările suplimentare ar trebui să reflecte circumstanțele dvs. unice. De exemplu, poate doriți să puneți întrebări despre provocările și reglementările din domeniu pentru a determina dacă respondenții știu suficient pentru a vă susține organizația.,
luați în considerare un proces în mai multe etape
oamenii văd adesea RFP-urile ca un catch-all, dar servesc de fapt un scop foarte specific. În funcție de nevoile dvs., poate fi mai bine să utilizați un proces în mai multe etape sau să emiteți o altă solicitare cu totul. De aceea este esențial să înțelegeți diferența dintre cele mai comune documente RFx. cele trei documente RFx utilizate cel mai des sunt RFP, request for information (RFI) și request for cotation (RFQ). În plus, cererile de calificări (RFQ) și profilurile furnizorilor sunt adesea utilizate în procese în mai multe etape., Fiecare document îndeplinește un scop diferit.,a condus, în profunzime de informații
- RFQ — Request pentru calificările: Folosit pentru a evalua furnizor de calificări
- RFQ — Cerere de ofertă: Definește exact ceea ce vrei și solicită cel mai mic pret
- profilul Furnizor — Folosit pentru recurente de achiziții publice pentru catalog furnizor de calificări și oferte
Pentru mai repede RFx selecție a descărca acest infographic: RFx ghid de selecție: RFI vs RFQ vs RFP
Într-un proces cu mai multe etape, cererile de informații, cererile pentru calificări și furnizor de profile toate ajuta la restrânge lista de furnizori., Acestea sunt documente mai scurte, astfel încât vânzătorii sunt de obicei fericiți să răspundă. Lucrând din rezultate, puteți crea o listă scurtă pentru RFP. În consecință, deoarece ați adunat deja informații de bază, RFP-ul dvs. este acum mai concentrat și mai direct. Este un câștig-câștig.
În viitorul RFPs ebook, David Kutcher, fondator al Confluența Forme și RFP baza de Date discută despre beneficiile de un multi-nivel de proces, spunând:
„am văzut organizații foarte inteligent, cu ajutorul unui sfătuit, multi-tier RFP proces., Ei folosesc cereri de calificări și cereri de informații pentru a crea o listă scurtă de furnizori înainte de a merge chiar la RFP. În acest fel, limitați procesul RFP complet la cinci sau zece furnizori finali. Acest lucru permite organizației care a inițiat RFP să revizuiască efectiv în profunzime. În același timp, permite ofertanților să petreacă mai mult timp creând o propunere de calitate, deoarece știu că sunt deja pe o listă scurtă, spre deosebire de un apel de bovine.,”
fii cât mai transparent
unul dintre lucrurile care frustrează respondenții RFP cel mai mult este așteptările neclare. Când scrieți RFP, depuneți eforturi pentru transparență ori de câte ori este posibil. Ca RFP expert și consultant, Robin Davis a remarcat în viitorul RFPs ebook:
„În ceea ce privește aceste achiziții echipe sau consultanți scris RFPs, furnizarea de clare și concise, obiective și instrucțiuni este de apreciat … Oferi fundal și informații asupra a ceea ce aveți în prezent în vigoare și problemele cu care vă sunt încercarea de a rezolva., Apoi, în întrebările dvs., întrebați vânzătorul ce ar face diferit sau mai bine și ce rezultat vor livra. Pe scurt, transparența este calea de urmat dacă doriți același lucru în schimb.”
Pentru mai multe informații și sfaturi de la experți despre cum să vă pregătiți pentru succesul pe termen lung, descărcați ebook: viitorul RFPs.
domenii în care transparența face o mare diferență
- context și context: furnizați cât mai multe informații despre motivul pentru care căutați o soluție., Cu cât un furnizor înțelege mai bine starea dvs. actuală, cu atât mai specific pot fi despre modul în care vă vor ajuta.
- rezultate și obiective așteptate: deși este important să fii deschis către creativitate, este, de asemenea, esențial să fii clar la ce te aștepți. Având în vedere acest lucru, oferiți așteptări clare cu privire la calendarul dvs. necesar, rezultatele și randamentul investițiilor.evaluarea și notarea: pregătirea propunerilor necesită mult timp. Prin urmare, atunci când scrieți RFP, includeți cine va evalua propunerea și cum. Acest lucru îi ajută pe vânzători să-și petreacă timpul cu înțelepciune., În plus, dacă utilizați punctaj ponderat, furnizați secțiunea greutăți. Definirea priorităților vă asigură că respondenții petrec timp creând răspunsuri gânditoare la întrebările care sunt cele mai importante pentru organizația dvs.
personalizați și optimizați șablonul
nu vă simțiți prea confortabil cu șablonul RFP standard. O altă frustrare pe care respondenții RFP o menționează adesea este confuzia creată atunci când răspund la un RFP care nu a fost actualizat. Trimiterea unui șablon fără personalizare duce adesea la întrebări irelevante, contradictorii sau confuze., Atunci când se confruntă cu aceste provocări, mulți furnizori vor opta pur și simplu să nu investească timp pentru a răspunde. pe măsură ce primiți propuneri, evaluați răspunsurile și selectați câștigătorii RFP, examinați ce funcționează. Cu cât mai multe date RFP puteți colecta din procesul dvs., cu atât mai bine. Desigur, este important să luați timp o dată sau de două ori pe an pentru a vă optimiza procesul și șabloanele. Examinați modul în care scrieți RFPs. Șabloanele dvs. funcționează? Există întrebări care sunt acum depășite? La ce întrebări răspundeți adesea de la furnizori și puteți furniza în mod proactiv aceste informații?, Ca în orice proces de afaceri, succesul și eficiența provin din reflecție și optimizare continuă.
