ce este prezența& de ce este necesară?
Participarea se referă la conceptul de persoane care merg sau apar la un eveniment programat pentru o activitate. Poate fi o întâlnire de companie, o petrecere de aniversare, o conferință, o deschidere de magazin sau orice adunare socială care necesită prezența cuiva. Persoanele care” participă ” la eveniment nici măcar nu trebuie să fie la locul de desfășurare în starea lor fizică, atât timp cât participă la activitate și la finalizarea acesteia., Și pentru că participarea poate fi crucială în mediul de afaceri și academic, măsurarea acestora este ceva ce organizațiile trebuie să facă pentru a ajuta la evaluarea și îmbunătățirea performanței individuale. Acest proces implică, de obicei, utilizarea unei fișe de prezență și a altor instrumente care permit urmărirea eficientă și referința rapidă.
Beneficii
în Afară de oferind studenților și angajaților șansa de a schimba căile lor înainte de a lua măsuri corespunzătoare, fișe de prezență, de asemenea, sublinia persoane cu perfect sau lăudabil rapoarte de prezență., Rețineți că obiceiurile de participare vă spun un lucru sau două despre un individ. Deși unii oameni au motive acceptabile pentru a rata zilele de muncă sau de școală, de la boală la obligațiile familiale, asta nu înseamnă că nu îi poți recunoaște pe cei care fac eforturi suplimentare pentru a-și asigura prezența. Cea mai bună modalitate de a recunoaște acest comportament este de a oferi recompense sau stimulente pe care știi că le vor aprecia.dimpotrivă ,puteți oferi feedback persoanelor cu probleme, permițându-le să știe despre problemă și ce trebuie să se schimbe., S-ar putea să nu vi se pară prea mult la început, dar urmărirea prezenței poate merge mult pentru toată lumea în ceea ce privește îmbunătățirea atitudinii și performanței.
cât de importantă este prezența?
Imaginați-vă cum există miliarde de oameni în lume, dar doar cinci participanți vin la evenimentul pe care l-ați planificat în ultimele săptămâni. Numărul scăzut de prezență este o pierdere de timp și resurse, pentru a spune cel puțin, deoarece nu compensează efortul pe care îl depune în organizarea unui eveniment., Având în vedere acest lucru, ați putea întreba cât de important este un record excelent de prezență în viața noastră de zi cu zi?
În Evenimente
67,042—care este numărul mediu de participanți pe joc la Liga Națională de Fotbal jocuri în 2018, conform unui studiu recent realizat de Statista. Având în vedere modul în care este un eveniment sportiv major în SUA, numerele nu sunt o surpriză atât pentru organizatori, cât și pentru fanii fotbalului.deseori determinăm succesul unui eveniment în funcție de numărul de participanți. Este deosebit de important pentru evenimentele de strângere de fonduri care speră să strângă bani pentru o cauză importantă., Asta pentru că aceste evenimente se bazează pe numărul de bilete vândute pentru profit-ca să nu mai vorbim de atenția pe care o atrag asupra organizației și a programelor sale. Generarea unei participări bune este un motiv pentru a vă trimite scrisorile de strângere de fonduri cât mai curând posibil, în primul rând pentru organizațiile mai mici care încă nu și-au făcut un nume în comunitate.același lucru este valabil și pentru evenimentele promoționale pentru lansări de produse și deschideri mari. Cu cât mai multe persoane participă la evenimentul dvs., cu atât mai multă expunere aduce produsul și serviciul dvs., Dar fără publicitate extinsă a acestor evenimente, puteți risca să vă puneți marca sub o lumină proastă în ochii consumatorilor. Nu este nimic mai jenant decât găzduirea unui eveniment cu doar o mână de participanți la locul de desfășurare. Organizarea unui eveniment la care oamenii vor dori să meargă este departe de a fi ușor, așa că asigurați-vă că trageți toate șirurile necesare pentru a face acest lucru.
în școală
cât de important este ca elevii să vină la școală?
studenții, indiferent de Anul sau vârsta lor, disprețuiesc, în general, ideea de a se ridica devreme dimineața pentru clasă., Nu este o descoperire inovatoare pentru orice instructor pentru a afla de ce ratele de absență neexcusate sunt destul de mari în anumite zile ale anului universitar, în primul rând în timpul săptămânilor de examen și după sărbători. Dar când procentul mediu de elevi care frecventează școala în fiecare zi atinge un nivel scăzut, se spune, de asemenea, multe despre eforturile școlii de a-și menține elevii angajați. Din acest motiv, implementarea diferitelor programe care pot ajuta la creșterea ratelor de prezență mai bune este esențială pentru dezvoltarea fiecărui student.,rețineți că, cu cât elevii vin mai multe zile la clasă, cu atât este mai probabil să reușească academic. Acest lucru se datorează faptului că absențele frecvente îngreunează un student să recupereze lecțiile și să progreseze în anumite domenii de învățare. Elevii cu rate scăzute de prezență sunt, de asemenea, expuși riscului de a provoca probleme în comunitate, mai ales dacă timpul și atenția lor se îndreaptă spre vicii și acte de conduită incorectă. Prin urmare, este o necesitate pentru administratorii școlii și instructorii să asigure un mediu primitor pentru studenți și să efectueze o monitorizare regulată a participării la clasă.,
la locul de muncă
o înregistrare bună de prezență este o reflectare a cine sunteți ca angajat. Nu numai că vorbește despre credibilitatea ta de lucru, dar, de asemenea, te pune în stare bună cu superiorul tău. Asta pentru că absenteismul excesiv sau neautorizat nu este niciodată un lucru bun la locul de muncă. De fapt, biroul de Statistică a Muncii raportează rata absenteismului în 2018 la 2, 8% în zilele de lucru obișnuite. Dacă se întâmplă să vedeți aceste numere în foaia de prezență a companiei dvs., aveți un motiv să vă alarmați., Astfel de circumstanțe ar putea duce la scoruri scăzute ale productivității și la o performanță generală redusă. Astfel, impunerea unor politici stricte îndreptate spre acest comportament este esențială pentru a menține angajații responsabili pentru comportamentul lor.deci ,ca angajat, trebuie să fiți conștienți de consecințele pe care absenteismul și întârzierea le-ar putea aduce înregistrărilor dvs. actuale de angajare și oportunităților viitoare de angajare. Vei fi surprins de modul în care acțiunile tale ar putea influența cu ușurință ceea ce se întâmplă pe linie., La urma urmei, niciun angajator nu ar dori să aibă pe cineva cu o istorie slabă de prezență ca parte a forței de muncă, indiferent de abilitățile pe care le posedă sau de cunoștințele pe care le au într-un anumit domeniu.
factori cheie care afectează prezența
există multe lucruri care vă pot influența rata de prezență, inclusiv circumstanțele care depășesc controlul dvs. Mai jos vom discuta despre diferiți factori care ne pot ajuta să înțelegem motivele din spatele numărului scăzut de prezență și ce putem face pentru a le îmbunătăți.,factori personali: în timp ce angajamentele anterioare vă pot forța să sacrificați cel puțin o activitate din calendar, una dintre principalele cauze ale absenteismului indică anumite probleme de sănătate. Când vă simțiți în jos și în vreme, anularea orice numiri ai avut pentru a doua zi ar putea fi cea mai bună șansă de a obține o mai bună. Considerăm că un astfel de raționament este valabil în majoritatea cazurilor, deoarece este firesc ca unul să funcționeze prost atunci când corpul nu funcționează normal., Dar este esențial ca studenții și lucrătorii să recunoască importanța notei unui medic în a scuza absența cuiva de la anumite activități; în caz contrar, poate lăsa un semn rău în înregistrările dvs. de prezență.Factori cognitivi: este obișnuit ca un angajat să rateze munca din cauza lipsei de motivație de a veni la birou în acea zi. Gândurile tale pot lăsa rapid un efect negativ asupra prezenței tale, ceea ce poate pune adesea o presiune și asupra productivității tale. Dacă nu aveți dorința de a lucra, există puține șanse să doriți chiar să ieșiți din pat înainte de a începe tura., De asemenea, trebuie să ia în considerare diferența că calendarul face pe decizia cuiva de a participa la o activitate sau nu. Dacă nu credeți că aveți timp să potriviți ceva în programul dvs., toate eforturile de a încerca chiar vor dispărea. Este unul dintre motivele care împiedică oamenii să înceapă sau să-și continue calitatea de membru la sală.Factori de mediu: acești factori se referă la componentele care vă înconjoară, inclusiv colegii de clasă, colegii, mentorii și chiar străinii., De exemplu, dacă nu sunteți mulțumit de modul în care Compania își tratează membrii personalului—în special în cazurile care prezintă discriminare, favoritism sau lipsă de empatie—veți dori să evitați întâlnirile, adunările și confruntările cu orice preț. Cu toate acestea, rețineți că unii factori de mediu depășesc controlul dvs. Cifrele tind să scadă cel mai mult în condiții meteorologice extreme, deoarece transportul este aproape imposibil, iar riscurile pentru sănătate și siguranță devin o problemă.
cum să asigurăm o bună urmărire a prezenței?,
Timekeeping este una dintre cele mai agitate părți ale gestionării înregistrărilor de prezență. Nu este niciodată ușor să urmăriți și să asigurați stocarea rapidă și corectă a datelor, deoarece mai multe inconveniente ar putea duce la câteva greșeli în producția reală. Deci, dacă sunteți în căutarea pentru o modalitate de a urmări participarea corect, ați putea dori să păstrați următoarele reguli:
a Îmbunătăți Foaie de Prezență
Dacă doriți un mod convenabil de monitorizare individuală de prezență, trebuie să vă asigurați că dvs. de prezență, foile sunt ușor de utilizat., Ultimul lucru pe care l-ați dori este ca oamenii să întâmpine dificultăți în introducerea și citirea datelor. Nu contează dacă alegeți modul de modă veche de înregistrare a informațiilor cu intrări manuale sau scrise de ceas-ins/clock-outs, ca ceea ce este important este capacitatea de a gestiona aceste foi în consecință. Cel mai bine este să stabiliți consecvența folosind același șablon de foaie pentru fiecare raport de prezență pe care îl creați, deoarece acest lucru joacă un rol imens în eficientizarea operațiunilor.în ceea ce privește conținutul fișei de prezență, un design bun este totul., Fișa de prezență va consta probabil din celule goale într-un tabel pentru a menține o structură lizibilă. Păstrarea foii simple ar trebui să facă, de asemenea, o diferență în capacitatea sa de utilizare. Ar trebui să aibă suficient spațiu pentru a introduce date individuale pe pagină fără probleme. Și dacă te gândești la consolidarea foaie cu grafică și alte reclame, încercați să nu pentru a merge peste bord cu aceste elemente, deoarece acestea pot avea un impact negativ de taxare în foaia de prezență este user-friendly funcționalitate.,
pregătiți totul în avans
În afară de faptul că aveți foile pregătite, va trebui să vă pregătiți și pentru scenariul posibil mai rău. Există întotdeauna posibilitatea de a vă pierde înregistrările din cauza deplasării sau a evenimentelor neprevăzute, motiv pentru care este mai bine să vă asigurați o copie suplimentară a fișelor de prezență din fișierele dvs. Copiile digitale sunt mai convenabile pentru a se duplica cu ajutorul diferitelor instrumente, dar dacă utilizați o foaie tipărită pentru raport, poate doriți să luați în considerare codificarea acesteia pe computer doar în caz.,după cum am menționat, asigurarea mai multor copii ale fișei de prezență vă va ajuta, de asemenea, să evitați problemele atunci când apar inconveniente. Este deosebit de vital atunci când găzduiți sute de oameni într-un singur loc, deoarece probabil vă veți găsi să faceți totul înainte de sosirea oaspeților.
Asigurați un ceas Digital în zona dvs.
una dintre cele mai dificile părți ale evidenței este să vă asigurați că informațiile pe care le colectați rămân corecte. Înscrierile din fișa de prezență, de exemplu, pot varia dacă participanții se referă la ceasuri diferite pentru datele de intrare și de ieșire., Orice lucru incorect sau inconsistent în înregistrările dvs. vă poate provoca dureri de cap dacă nu găsiți o modalitate de a le rezolva imediat. Din fericire, puteți evita cu ușurință astfel de probleme utilizând un ceas digital pentru referință. Oricine ajunge la locul de desfășurare se poate referi la mâinile de pe ceas pentru a-și documenta timpul.de asemenea, asigurați-vă că notați întârzierea, dacă este necesar. Oricine ajunge târziu la clasă sau la locul de muncă ar trebui să știe cât de frecvente acte de întârziere pot afecta înregistrările lor.
Luați notițe
luați întotdeauna notițe atunci când trebuie., Dacă cineva are un motiv valabil pentru a fi absent în acea zi, ar trebui să reflecte în foaia de prezență. De exemplu, dacă un angajat poate depune concediu medical pentru absențe anterioare înainte de data limită, în funcție de politicile din Manualul angajatului, puteți compensa angajatul așa cum ați face pentru o zi lucrătoare obișnuită. Acest lucru ar trebui să prevină discrepanțe în foaia de timp, precum și alte probleme conexe mai târziu. Aceleași acțiuni se aplică activităților din afara campusului sau din afara amplasamentului în care programele de prezență sunt incerte.,
examinați înregistrările în mod regulat
nu pierdeți niciodată ocazia de a verifica de două ori intrările din foaia de urmărire pe măsură ce ziua se apropie de sfârșit. Din moment ce suntem cu toții obligați să facem greșeli, indiferent cât de atenți suntem, efectuarea unei revizuiri de rutină a înregistrărilor dvs. de prezență ar trebui să fie un obicei. Prinderea erorilor mai devreme decât mai târziu ar trebui să vă permită să le corectați înainte de a apărea o problemă și mai mare. De asemenea, vă permite să faceți follow-up-uri cu persoanele în cauză în abordarea intrărilor de date neclare sau inexacte.,deci, dacă conduceți ateliere, cursuri, sesiuni de instruire sau adunări publice pentru un grup de persoane, luați în considerare utilizarea foilor de prezență pentru o urmărire rapidă și ușoară. Simplificați sarcina de monitorizare a participării la clasă, la locul de muncă sau la eveniment, permițând foii să capteze informații pentru referințe ulterioare. Procedând astfel, ar trebui să observați problemele mai devreme și să lucrați pentru a le rezolva înainte de a duce la probleme suplimentare.
