5 Dicas: Como escrever um RFP que funciona
Por que alguns RFPs funcionam e outros não? Resume-se à forma como foram criados. Um PFR ineficaz é caro e arriscado. Na melhor das hipóteses, perdes tempo e recursos. Mas, na pior das hipóteses, podes ficar preso numa má relação com o vendedor errado. No entanto, com estas cinco dicas, você pode ter certeza de escrever um PFR que irá entregar resultados.,
colaborar com as partes interessadas
emitir RFPs é sobre a resolução de problemas para o seu negócio. Consequentemente, você precisa definir e entender o problema para encontrar a melhor solução. Comece por colaborar com as pessoas mais afetadas pela compra. Juntos, definam o Desafio, as ferramentas de que precisam e como será o sucesso. Afinal, para obter as respostas certas dos vendedores, você tem que fazer as perguntas certas.por exemplo, imagine que a equipe de vendas quer investir em software de proposta para automatizar seu processo., Como você sabe que perguntas fazer no RFP? Normalmente, em situações de aquisição como esta, há membros da equipe que pesquisaram e exploraram opções de forma independente. Brainstorm com eles para categorizar a funcionalidade como: deve ter, bom para ter ou fora do escopo.
além disso, é sensato envolvê-lo, finanças, legal e quaisquer outras equipes que serão impactados pela decisão de aquisição. Traga esses stakeholders para o processo cedo, antes de começar a escrever o RFP. Ao fazer isso, você evita atrasos desnecessários e incómodos para trás e para a frente com os vendedores.,
crie uma biblioteca de perguntas, seções e modelos padrão
cada PFR será um pouco diferente. No entanto, muitas das perguntas e secções incluídas serão as mesmas. Por exemplo, detalhes sobre o processo de avaliação, questões de sucesso do cliente e termos e Condições provavelmente serão muito semelhantes de um PFR para o próximo.
ao criar uma biblioteca de perguntas, seções e modelos RFP, você pode acelerar o seu processo. Além disso, a manutenção de uma biblioteca de conhecimento melhorará a consistência e reduzirá o risco de emitir um PFR incompleto., O software de gestão de PFR torna este template dinâmico fácil. No entanto, você também pode construir sua biblioteca manualmente no Excel ou no Google Sheets.
perguntas padrão de PFR a incluir na sua biblioteca:
- existe um período experimental? Se você pode provar a solução antes de fazer uma compra, você tem uma chance muito melhor de tomar a decisão certa.
- tem um plano de gestão da mudança? A empresa deve ser investida no seu sucesso a longo prazo. Isso significa começar com o pé direito., Vão guiar-te pelo processo ou atirar-te aos lobos?
- posso falar com um cliente actual? Se um vendedor não tem referências que estejam dispostos a falar consigo, é uma bandeira vermelha. Clientes felizes geralmente estão dispostos a expressar seu apoio e falar com você diretamente.
- como lida com problemas? Não importa o quão incrível o produto ou serviço um fornecedor oferece, problemas acontecem. O fornecedor tem uma forte equipe de sucesso do cliente pronta para corrigir quaisquer erros?
- quem são os seus concorrentes?, Se o seu fornecedor não está disposto a nomear seus concorrentes, você pode precisar questionar a sua honestidade ou confiança.
- quais são as suas opções de formação? Quanto melhor você entender uma solução, mais valor você pode extrair dela.as perguntas adicionais devem reflectir as suas circunstâncias únicas. Por exemplo, você pode querer fazer perguntas sobre seus desafios da indústria e regulamentos para determinar se os respondedores sabem o suficiente para apoiar a sua organização.,
considere um processo multi-etapas
as pessoas muitas vezes vêem RFPs como um catch-all, mas eles realmente servem uma finalidade muito específica. Dependendo de suas necessidades, pode ser melhor usar um processo multi-etapas ou emitir um pedido completamente diferente. É por isso que é fundamental que você entenda a diferença entre os documentos RFx mais comuns.
os três documentos RFx mais frequentemente utilizados são o PFR, o pedido de informações (RFI) e o pedido de cotação (RFQ). Além disso, pedidos de qualificações (RFQs) e perfis de fornecedores são frequentemente usados em processos multi-etapas., Cada documento cumpre um propósito diferente.,diodo emissor de luz, na profundidade de informação
- RFQ — Request for qualificações: Utilizado para avaliar o fornecedor qualificações
- RFQ — Request for quotation: Define exatamente o que você quer e solicita o menor preço
- perfil de Fornecedor — Utilizado para o recorrente contratos de catálogo do fornecedor qualificações e ofertas
Para mais rápido RFx seleção de baixar esse infográfico: RFx guia de seleção: RFI vs RFQ vs RFP
Em um processo de várias etapas, pedidos de informação, pedidos de qualificação de fornecedor e perfis de todos os ajudar a reduzir a lista de fornecedores., Eles são documentos mais curtos, por isso os vendedores são tipicamente felizes em responder. Trabalhando a partir dos resultados, você pode criar uma lista para o seu RFP. Consequentemente, como você já reuniu informações básicas, seu PFR está agora mais focado e direto. Todos ganham.
In the future of RFPs ebook, David Kutcher, founder of Confluence Forms and the RFP Database discusses the benefits of a multi-tier process saying:
“i’ve been seeing organizations get really smart by using an advised, multi-tier RFP process., Eles usam pedidos de qualificações e pedidos de informação para criar uma lista de provedores antes mesmo de ir para o RFP. Dessa forma, você está limitando o processo RFP completo para os últimos cinco ou Dez vendedores. Isso permite que a organização que iniciou o RFP de fato reveja em profundidade. Ao mesmo tempo, permite que os licitantes gastem mais tempo criando uma proposta de qualidade, porque eles sabem que eles já estão em uma lista restrita, em oposição a uma chamada de gado.,”
Be as transparent as possible
uma das coisas que mais frustra RFP respondentes é expectativas pouco claras. Quando você escreve o RFP, esforce-se por transparência sempre que possível. Como RFP especialista e consultor, Robin Davis observou, no futuro, de RFPs e-book:
“Em termos desses contratos ou equipes de consultores de escrever RFPs, proporcionando uma clara e concisa objetivos e instruções é apreciado … Fornecer o plano de fundo e informações sobre o que você tem atualmente em local e os problemas que você está tentando resolver., Em seguida, em suas perguntas, pergunte ao vendedor o que eles fariam de forma diferente ou melhor e que resultado eles irão entregar. Em suma, a transparência é o caminho a seguir se quisermos o mesmo em troca.”
Para mais informações e conselhos de especialistas sobre como se preparar para o sucesso a longo prazo, baixe o ebook: O futuro de RFPs.
áreas onde a transparência faz uma grande diferença
- fundo e contexto: forneça o máximo de informação possível sobre o motivo pelo qual está a procurar uma solução., Quanto melhor um fornecedor entender seu estado atual, mais específico eles podem ser sobre como eles vão ajudar. resultados esperados e metas: embora seja importante estar aberto à criatividade, também é crucial ser claro sobre o que você espera. Com isso em mente, fornecer expectativas claras sobre o seu cronograma exigido, entregas e retorno sobre o investimento.
- Avaliação e pontuação: preparar propostas é demorado. Portanto, quando você escrever o RFP, inclua quem irá avaliar a proposta e como. Isso ajuda os vendedores a gastar seu tempo sabiamente., Além disso, se você estiver usando pontuação ponderada, forneça os pesos da seção. Definir suas prioridades garante que os entrevistados gastam tempo criando respostas pensativas para as perguntas que são mais importantes para a sua organização.
Personalize e optimize o seu modelo
não se sinta muito confortável com o seu modelo padrão de PFR. Outra frustração que os respondentes do RFP mencionam frequentemente é a confusão criada ao responder a um RFP que não foi atualizado. Enviar um modelo sem personalização muitas vezes resulta em questões que são irrelevantes, contraditórias ou confusas., Quando confrontados com estes desafios, muitos vendedores simplesmente optarão por não investir o tempo para responder. à medida que recebe propostas, avalia as respostas e selecciona os vencedores do programa, examina o que funciona. Quanto mais dados de PFR você pode coletar de seu processo, melhor. Certamente é importante tomar tempo uma ou duas vezes por ano para otimizar o seu processo e modelos. Examine como você escreve RFPs. Os seus modelos estão a funcionar? Há perguntas que estão desactualizadas? Que perguntas você muitas vezes responde de fornecedores e você pode fornecer essa informação proativamente?, Como em qualquer processo de negócio, o sucesso e a eficiência vêm da reflexão e da otimização contínua.
