Una richiesta di proposta, o RFP, è di gran lunga il modo più comune per il governo – e alcune aziende private – di acquisire beni e servizi. Quando un’organizzazione ha bisogno di un prodotto o servizio, può scrivere e pubblicare un RFP e chiedere ai fornitori qualificati di applicare in un modo specificato. In poche parole, è un documento che espone le esigenze di un’organizzazione e chiede soluzioni ai candidati, che si candidano per ottenere il diritto di completare il progetto.,
Ad esempio, diciamo che una città ha bisogno di un sito web aggiornato o ridisegnato. La città può pubblicare un RFP, che delinea ciò di cui la città ha bisogno dal nuovo sito Web, specifica la gamma di budget e invita le aziende di web design a presentare una proposta (o” offerta”) per il progetto.
in Genere, un comune RFP includerà alcune variazioni di seguito:
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Sfondo: standard RFP, di solito, prevede una breve storia dell’organizzazione e della sua area di competenza., Questa sezione può anche includere una breve panoramica delle esigenze dell’organizzazione in relazione al progetto in questione.
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Ambito di lavoro: qui, l’organizzazione spiegherà in dettaglio esattamente quale prodotto, servizio o merce richiede l’organizzazione. Questo è il cuore della RFP, in quanto delinea esattamente ciò di cui l’organizzazione ha bisogno dagli offerenti. Nell’esempio del sito Web di cui sopra, questa sezione definirebbe chiaramente quali caratteristiche e funzionalità il sito web avrebbe bisogno di avere.,
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Formato della proposta: questa sezione può essere inclusa all’inizio o alla fine della RFP, o diversi elementi possono essere sparsi in tutto il documento. Esso stabilisce esattamente come gli offerenti dovrebbero rispondere alla RFP, compreso dove inviare la proposta, chi gli offerenti dovrebbero contattare per ulteriori informazioni, quante copie inviare, se le copie dovrebbero essere digitali, fisiche o entrambe, se sono necessarie firme originali sul documento e così via., Può anche diventare ancora più specifico e indicare dove elementi di proposta come lettere di copertura, riassunti esecutivi, sommari, ecc. deve essere inserito nel documento di proposta.
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Domande / Informazioni sulla conferenza pre-offerta: spesso, l’organizzazione emittente avrà un periodo durante il quale gli offerenti interessati possono inviare domande e / o una conferenza a cui gli offerenti possono partecipare per porre domande direttamente. Questa sezione delinea come e quando gli offerenti possono ottenere le loro richieste di risposta prima di inviare le loro offerte finali.,
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Criteri di valutazione: se l’organizzazione emittente è un’entità governativa, è spesso richiesto di specificare come intende valutare le proposte e scegliere l’offerente vincitore.
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Documenti e moduli: in particolare nelle RFP governative (vedi il nostro precedente articolo su governo contro RFP private), potrebbe esserci una lunga lista di moduli e certificazioni standard che sono richiesti da qualsiasi entità che cerca di fare affari con l’organizzazione emittente., A seconda dell’emittente, questi possono variare da divulgazioni di determinati interessi di proprietà e di investimento, documenti fiscali, contratti proposti e così via.
Al termine del periodo di presentazione, l’organizzazione emittente esaminerà le proposte come si potrebbe esaminare le domande di lavoro e aggiudicherà un contratto all’offerente che meglio soddisfa i loro requisiti. Questo processo può richiedere da pochi giorni a diversi mesi.,
Poiché trovare e rispondere alle RFP può essere un processo piuttosto approfondito (e talvolta confuso), le aziende possono scegliere di avvalersi dell’aiuto di un modulo di consulenza per le offerte.
Presso il Bid Lab, RFP sono il nostro business. Non solo siamo specializzati nella ricerca di RFP per le aziende a fare offerte, gestiamo anche l’intero processo di offerta al fine di aiutarli a vincere. Se pensi che sia il momento per la tua azienda di saltare nel processo di offerta, contattaci oggi per una consulenza gratuita.
