5 suggerimenti: Come scrivere una RFP che funziona
Perché alcuni RFP funzionano e altri no? Si tratta di come sono stati creati. Una RFP inefficace è costosa e rischiosa. Nella migliore delle ipotesi, si perde tempo e risorse. Ma nel peggiore dei casi, si possono trovare te bloccato in un cattivo rapporto con il venditore sbagliato. Tuttavia, con questi cinque suggerimenti, puoi essere sicuro di scrivere una RFP che fornirà risultati.,
Collaborare con le parti interessate
L’emissione di RFP riguarda la risoluzione dei problemi per la tua azienda. Di conseguenza, è necessario definire e comprendere il problema per trovare la soluzione migliore. Inizia collaborando con le persone che sono più colpite dall’acquisto. Insieme, definisci la sfida, gli strumenti di cui hanno bisogno e quale sarà il successo. Dopotutto, per trarre le risposte giuste dai fornitori, devi porre le domande giuste.
Ad esempio, immagina che il team di vendita voglia investire in software di proposta per automatizzare il loro processo., Come fai a sapere quali domande porre nella RFP? In genere, in situazioni di approvvigionamento come questa, ci sono membri del team che hanno ricercato ed esplorato le opzioni in modo indipendente. Brainstorm con loro per classificare la funzionalità come: deve avere, bello avere o al di fuori dell’ambito.
Inoltre, è saggio coinvolgere IT, finanza, legale e qualsiasi altro team che sarà influenzato dalla decisione di approvvigionamento. Portare queste parti interessate nel processo presto, prima di iniziare a scrivere la RFP. In questo modo, si evitano ritardi inutili e ingombranti avanti e indietro con i fornitori.,
Crea una libreria di domande, sezioni e modelli standard
Ogni RFP sarà un po ‘ diverso. Tuttavia, molte delle domande e delle sezioni incluse saranno le stesse. Ad esempio, i dettagli sul processo di valutazione, le domande sul successo del cliente e i termini e le condizioni saranno probabilmente molto simili da una RFP all’altra.
Curando una libreria di domande, sezioni e modelli RFP, è possibile accelerare il processo. Inoltre, il mantenimento di una libreria di conoscenze migliorerà la coerenza e ridurrà il rischio di emettere una RFP incompleta., Software di gestione RFP rende questo template dinamico facile. Tuttavia, puoi anche creare manualmente la tua libreria in fogli Excel o Google.
Domande RFP standard da includere nella libreria:
- C’è un periodo di prova? Se è possibile assaggiare la soluzione prima di effettuare un acquisto, si ha una migliore possibilità di prendere la decisione giusta.
- Hai un piano di gestione delle modifiche? L’azienda dovrebbe essere investito nel vostro successo a lungo termine. Ciò significa iniziare con il piede giusto., Ti guideranno attraverso il processo o ti getteranno ai lupi?
- Posso parlare con un cliente attuale? Se un fornitore non ha riferimenti che sono disposti a parlare con te, questa è una bandiera rossa. I clienti felici sono solitamente disposti a esprimere il loro sostegno e parlare direttamente con te.
- Come gestisci i problemi? Non importa quanto sia fantastico il prodotto o il servizio offerto da un fornitore, i problemi si verificano. Il venditore ha un forte team di successo del cliente pronto a correggere eventuali torti?
- Chi sono i tuoi concorrenti?, Se il fornitore non è disposto a nominare i loro concorrenti, potrebbe essere necessario mettere in discussione la loro onestà o fiducia.
- Quali sono le opzioni di allenamento? Più comprendi una soluzione, più valore puoi estrarne.
Ulteriori domande dovrebbero riflettere le vostre circostanze uniche. Ad esempio, potresti voler porre domande sulle sfide e le normative del tuo settore per determinare se i rispondenti sanno abbastanza per supportare la tua organizzazione.,
Considera un processo multi-step
Le persone spesso vedono le RFP come un catch-all, ma in realtà servono a uno scopo molto specifico. A seconda delle esigenze, potrebbe essere meglio utilizzare un processo multi-step o emettere una richiesta diversa del tutto. Ecco perché è fondamentale capire la differenza tra i documenti RFx più comuni.
I tre documenti RFx più utilizzati sono RFP, request for information (RFI) e request for quotation (RFQ). Inoltre, le richieste di qualifiche (RFQ) e i profili dei fornitori vengono spesso utilizzati nei processi multi-step., Ogni documento soddisfa uno scopo diverso.,led, in profondità di informazione;
Per una più rapida RFx selezione scaricare questa infografica: RFx guida alla selezione: RFI vs RFQ vs RFP
In un processo multi-step, richieste di informazioni, richieste di qualifiche e fornitore di tutti i profili aiutare a restringere la lista dei fornitori., Sono documenti più brevi, quindi i fornitori sono in genere felici di rispondere. Lavorando dai risultati, puoi creare una shortlist per la tua RFP. Di conseguenza, poiché hai già raccolto informazioni di base, la tua RFP è ora più mirata e diretta. E ‘ una vittoria.
Nel futuro dell’ebook RFPs, David Kutcher, fondatore di Confluence Forms e del database RFP discute i vantaggi di un processo multi-tier dicendo:
“Ho visto le organizzazioni diventare davvero intelligenti utilizzando un processo RFP consigliato e multi-tier., Usano le richieste di qualifiche e le richieste di informazioni per creare una rosa di fornitori prima ancora che vada alla RFP. In questo modo stai limitando il processo RFP completo a cinque o dieci fornitori finali. Ciò consente all’organizzazione che ha avviato la RFP di riesaminare in modo approfondito. Allo stesso tempo, consente agli offerenti di dedicare più tempo alla creazione di una proposta di qualità, perché sanno di essere già in una lista ristretta, al contrario di una chiamata al bestiame.,”
Sii il più trasparente possibile
Una delle cose che frustra maggiormente gli intervistati RFP sono le aspettative poco chiare. Quando scrivi la RFP, cerca la trasparenza quando possibile. Come esperto e consulente RFP, Robin Davis ha osservato in The future of RFPs ebook:
” In termini di team di approvvigionamento o consulenti che scrivono RFP, fornendo obiettivi e istruzioni chiari e concisi è apprezzato-Fornire lo sfondo e le informazioni su ciò che attualmente hai in atto e sui problemi che stai cercando di risolvere., Quindi, nelle tue domande, chiedi al venditore cosa farebbero in modo diverso o migliore e quale risultato consegneranno. In breve, la trasparenza è la strada da percorrere se si vuole lo stesso in cambio.”
Per ulteriori approfondimenti e consigli da parte di esperti su come prepararsi per il successo a lungo termine, scaricare l’ebook: Il futuro delle RFP.
Aree in cui la trasparenza fa una grande differenza
- Sfondo e contesto: fornire quante più informazioni possibili sul motivo per cui si sta cercando una soluzione., Meglio un fornitore capisce il tuo stato attuale, più specifici possono essere su come aiuteranno.
- Risultati e obiettivi attesi: mentre è importante essere aperti alla creatività, è anche fondamentale essere chiari su ciò che ti aspetti. Con questo in mente, fornire aspettative chiare circa la tempistica richiesta, i risultati finali e il ritorno sull’investimento.
- Valutazione e punteggio: preparare le proposte richiede molto tempo. Pertanto, quando scrivi la RFP, includi chi valuterà la proposta e come. Questo aiuta i venditori trascorrono il loro tempo saggiamente., Inoltre, se si utilizza il punteggio ponderato, fornire i pesi di sezione. La definizione delle priorità garantisce ai rispondenti di dedicare tempo alla creazione di risposte ponderate alle domande più importanti per l’organizzazione.
Personalizza e ottimizza il tuo modello
Non sentirti troppo a tuo agio con il tuo modello RFP standard. Un’altra frustrazione che gli intervistati RFP spesso menzionano è la confusione creata quando si risponde a una RFP che non è stata aggiornata. L’invio di un modello senza personalizzazione spesso si traduce in domande irrilevanti, contraddittorie o confuse., Di fronte a queste sfide, molti fornitori semplicemente scegliere di non investire il tempo per rispondere.
Come si ricevono proposte, valutare le risposte e selezionare i vincitori RFP, esaminare ciò che funziona. Più dati RFP puoi raccogliere dal tuo processo, meglio è. Certamente è importante prendere tempo una o due volte l’anno per ottimizzare il processo e i modelli. Esaminare come si scrive RFP. I tuoi modelli funzionano? Ci sono domande che sono ormai obsolete? A quali domande rispondi spesso dai fornitori e puoi fornire in modo proattivo tali informazioni?, Come per qualsiasi processo aziendale, il successo e l’efficienza derivano dalla riflessione e dall’ottimizzazione continua.
