Che cos’è la presenza & Perché è necessario?
La partecipazione si riferisce al concetto di individui che vanno o si presentano a un evento programmato per un’attività. Può essere una riunione aziendale, una festa di compleanno, una conferenza, un’apertura di un negozio o qualsiasi incontro sociale che richiede la propria presenza. Le persone che “frequentano” l’evento non devono nemmeno essere nella sede nel loro stato fisico, purché prendano parte all’attività e al suo completamento., E poiché la frequenza può essere cruciale in ambienti aziendali e accademici, misurare tale è qualcosa che le organizzazioni devono fare per aiutare a valutare e migliorare le prestazioni individuali. Questo processo di solito comporta l’uso di un foglio di presenza e di altri strumenti che consentono un tracciamento efficiente e un riferimento rapido.
Benefici
Oltre a dare agli studenti e ai dipendenti la possibilità di cambiare i loro modi prima di intraprendere le azioni appropriate, i fogli di presenza sottolineano anche gli individui con rapporti di presenza perfetti o lodevoli., Tieni presente che le abitudini di frequenza ti dicono una cosa o due su un individuo. Anche se alcune persone hanno motivi accettabili per perdere giorni di lavoro o di scuola, dalla malattia agli obblighi familiari, questo non significa che non si può riconoscere coloro che prendono il miglio supplementare per garantire la loro presenza. Il modo migliore per riconoscere questo comportamento è quello di offrire premi o incentivi che sai che apprezzeranno.
Al contrario, è possibile fornire un feedback alle persone in difficoltà facendo loro conoscere il problema e ciò che deve cambiare., Potrebbe non sembrare molto a voi in un primo momento, ma il monitoraggio presenze può andare un lungo cammino per tutti in termini di migliorare il proprio atteggiamento e le prestazioni.
Quanto è importante la presenza?
Immagina come ci siano miliardi di persone nel mondo, eppure solo cinque partecipanti vengono all’evento che hai pianificato nelle ultime settimane. I bassi numeri di presenze sono uno spreco di tempo e risorse, per non dire altro, in quanto non compensano la quantità di sforzo che si mette nell’organizzazione di un evento., Con questo in mente, potreste chiedervi quanto è importante un eccellente record di presenze nella nostra vita quotidiana?
Negli eventi
67.042—questo è il numero medio di partecipanti per partita alle partite della National Football League nel 2018, come indicato in un recente sondaggio di Statista. Dato come è un importante evento sportivo negli Stati Uniti, i numeri non sono una sorpresa per gli organizzatori e gli appassionati di calcio.
Spesso determiniamo il successo di un evento in base al numero di partecipanti. È particolarmente cruciale per gli eventi di raccolta fondi che sperano di raccogliere fondi per una causa importante., Questo perché questi eventi si basano sul numero di biglietti venduti a scopo di lucro, per non parlare dell’attenzione che attirano sull’organizzazione e sui suoi programmi. Generare una buona affluenza è uno dei motivi per inviare le vostre lettere di raccolta fondi il più presto possibile, in primo luogo per le organizzazioni più piccole che devono ancora fare un nome per se stessi nella comunità.
Lo stesso vale per gli eventi promozionali per lanci di prodotto e grandi aperture. Più persone frequentano il tuo evento, più esposizione porta al tuo prodotto e servizio., Ma senza un’ampia pubblicità di questi eventi, potresti rischiare di mettere il tuo marchio sotto una cattiva luce agli occhi dei consumatori. Non c’è niente di più imbarazzante che ospitare un evento con solo una manciata di partecipanti alla sede. Organizzare un evento a cui la gente vorrà andare è tutt’altro che facile, quindi assicurati di tirare tutte le corde necessarie per farlo accadere.
A scuola
Quanto è importante per gli studenti venire a scuola?
Gli studenti, indipendentemente dal loro anno o fasce di età, generalmente disprezzano l’idea di alzarsi presto la mattina per le lezioni., Non è una scoperta rivoluzionaria per qualsiasi istruttore scoprire perché i tassi di assenza ingiustificati sono piuttosto alti in determinati giorni dell’anno accademico, principalmente durante le settimane di esame e dopo le vacanze. Ma quando la percentuale media di studenti che frequentano la scuola ogni giorno raggiunge un minimo storico, la dice lunga anche sugli sforzi della scuola per mantenere i suoi studenti impegnati. Per questo motivo, l’implementazione di vari programmi che possono aiutare a migliorare i tassi di frequenza è essenziale per lo sviluppo di ogni studente.,
Nota che più giorni gli studenti vengono in classe, più è probabile che abbiano successo accademico. Questo perché le assenze frequenti rendono difficile per uno studente recuperare il ritardo sulle lezioni e progredire in specifiche aree di apprendimento. Gli studenti con bassi tassi di frequenza sono anche a rischio di causare problemi nella comunità, soprattutto se il loro tempo e attenzione vanno verso vizi e atti di cattiva condotta. Quindi, è un must per gli amministratori scolastici e gli istruttori garantire un ambiente accogliente per gli studenti e condurre un monitoraggio regolare della frequenza delle lezioni.,
Sul posto di lavoro
Un buon record di presenze è un riflesso di chi sei come dipendente. Non solo parla della tua credibilità lavorativa, ma ti mette anche in regola con il tuo superiore. Questo perché l’assenteismo eccessivo o non autorizzato non è mai una buona cosa sul posto di lavoro. Infatti, il Bureau of Labor Statistics riporta il tasso di assenteismo nel 2018 al 2,8% nei giorni lavorativi regolari. Se vi capita di vedere questi numeri salire alle stelle nel foglio di presenza della vostra azienda, avete un motivo per essere allarmati., Circostanze come questa potrebbero potenzialmente portare a punteggi di produttività bassi e prestazioni complessive ridotte. Pertanto, imporre politiche rigorose dirette a questo comportamento è essenziale per mantenere i dipendenti responsabili del loro comportamento.
Quindi, come dipendente, devi essere consapevole delle conseguenze che l’assenteismo e il ritardo potrebbero portare ai tuoi attuali record di occupazione e alle future opportunità di lavoro. Sarete sorpresi da come le vostre azioni potrebbero facilmente influenzare ciò che accade lungo la linea., Dopo tutto, nessun datore di lavoro vorrebbe avere qualcuno con una scarsa storia di presenze come parte della loro forza lavoro, indipendentemente dalle competenze che possiedono o le conoscenze che hanno in un particolare campo.
Fattori chiave che influenzano la frequenza
Ci sono molte cose che possono influenzare il tasso di frequenza, comprese le circostanze che vanno oltre il vostro controllo. Qui di seguito discutiamo i diversi fattori che possono aiutarci a capire le ragioni dietro bassi numeri di presenze e che cosa possiamo fare per migliorarli.,
Come garantire un buon monitoraggio delle presenze?,
Il cronometraggio è una delle parti più frenetiche della gestione dei record di presenze. Non è mai facile tracciare e garantire la memorizzazione rapida e corretta dei dati, poiché diversi inconvenienti potrebbero portare ad alcuni errori nell’output effettivo. Quindi, se stai cercando un modo per tenere traccia delle presenze correttamente, potresti voler tenere a mente le seguenti linee guida:
Migliora il tuo foglio di presenza
Se vuoi un modo conveniente per monitorare le presenze individuali, devi assicurarti che i tuoi fogli di presenza siano facili da usare., L’ultima cosa che vorresti è che le persone incontrassero difficoltà nell’inserimento e nella lettura dei dati. Non importa se scegli il vecchio modo di registrare le informazioni con input manuali o clock-in/clock-out scritti, poiché ciò che è importante è la tua capacità di gestire questi fogli di conseguenza. È meglio stabilire la coerenza utilizzando lo stesso modello di foglio per ogni rapporto di presenza creato, in quanto ciò svolge un ruolo importante nello snellimento delle operazioni.
Per quanto riguarda il contenuto del foglio di presenza, un buon design è tutto., Il foglio di presenza sarà probabilmente costituito da celle vuote in una tabella per mantenere una struttura leggibile. Mantenere il foglio semplice dovrebbe anche fare la differenza nella sua usabilità. Dovrebbe avere abbastanza spazio per inserire dati individuali nella pagina senza problemi. E se stai pensando di migliorare il foglio con grafica e altre creatività, cerca di non esagerare con questi elementi, poiché potrebbero avere un impatto negativo sulla funzionalità user-friendly del tuo foglio di presenza.,
Prepara tutto in anticipo
Oltre ad avere i tuoi fogli pronti, dovrai anche prepararti per lo scenario peggiore possibile. C’è sempre la possibilità di perdere i record a causa di smarrimento o eventi imprevisti, che è il motivo per cui è meglio per garantire una copia extra dei fogli di presenza nei file. Le copie digitali sono più convenienti da duplicare con l’aiuto di vari strumenti, ma se stai usando un foglio stampato per il report, potresti prendere in considerazione la codifica sul tuo computer per ogni evenienza.,
Come accennato, la protezione di più copie del foglio di presenza ti aiuterà anche a evitare problemi quando sorgono inconvenienti. È particolarmente vitale quando stai ospitando centinaia di persone in un unico luogo, poiché probabilmente ti ritroverai a rimescolare per fare tutto prima dell’arrivo degli ospiti.
Proteggi un orologio digitale nella tua zona
Una delle parti più difficili della registrazione è garantire che le informazioni raccolte rimangano accurate. Le voci nel foglio presenze, ad esempio, possono variare se i partecipanti fanno riferimento a orologi diversi per i dati di time-in e time-out., Qualsiasi cosa errata o incoerente nei tuoi record può causare mal di testa se non trovi un modo per risolverli subito. Fortunatamente, è possibile evitare facilmente tali problemi utilizzando un orologio digitale come riferimento. Chiunque arrivi alla sede può fare riferimento alle lancette dell’orologio per documentare il proprio tempo.
Inoltre, assicurati di notare il ritardo, se necessario. Chiunque arrivi in ritardo a lezione o al lavoro dovrebbe sapere come frequenti atti di ritardo possono influenzare i loro record.
Prendere appunti
Sempre prendere appunti quando si deve., Se qualcuno ha un motivo valido per essere assente quel giorno, dovrebbe riflettersi nel foglio delle presenze. Ad esempio, se un dipendente può presentare un congedo per malattia per assenze precedenti prima della data di interruzione, a seconda delle politiche nel manuale dei dipendenti, è possibile compensare il dipendente come si farebbe per una normale giornata lavorativa. In questo modo dovrebbe evitare discrepanze nel foglio di tempo, così come altri problemi correlati in seguito. Le stesse azioni si applicano per le attività off-campus o off-site in cui orari di presenza sono incerti.,
Controlla regolarmente i record
Non perdere mai l’opportunità di ricontrollare le voci nel tuo foglio di monitoraggio al termine della giornata. Dal momento che siamo tutti tenuti a commettere errori, non importa quanto siamo attenti, condurre una revisione di routine dei record di presenza dovrebbe essere un’abitudine. La cattura di errori prima che poi dovrebbe consentire di correggerli prima che si presenti un problema ancora più grande. Permette anche di fare follow-up con le persone interessate nell’affrontare voci di dati poco chiare o imprecise.,
Quindi, se stai conducendo workshop, lezioni, sessioni di formazione o incontri pubblici per un gruppo di persone, considera l’utilizzo di fogli di partecipazione per un monitoraggio rapido e semplice. Semplifica il compito di monitorare la presenza di classi, luoghi di lavoro o eventi consentendo al foglio di acquisire informazioni per un riferimento successivo. In questo modo, si dovrebbe notare problemi prima e lavorare per risolvere loro prima che portano a ulteriori problemi.
