5 conseils: Comment écrire une demande de propositions qui fonctionne
Pourquoi certaines demandes de propositions de travail et d’autres pas? Cela revient à la façon dont ils ont été créés. Une DP inefficace est coûteuse et risquée. Au mieux, vous perdez du temps et des ressources. Mais au pire, vous pouvez vous retrouver coincé dans une mauvaise relation avec le mauvais fournisseur. Cependant, avec ces cinq conseils, vous pouvez être sûr d’écrire un appel d’offres qui donnera des résultats.,
collaborer avec les parties prenantes
L’émission d’appels d’offres consiste à résoudre les problèmes de votre entreprise. Par conséquent, vous devez définir et comprendre le problème pour trouver la meilleure solution. Commencez par collaborer avec les personnes les plus touchées par l’achat. Ensemble, définissez le défi, les outils dont ils ont besoin et à quoi ressemblera le succès. Après tout, pour tirer les bonnes réponses des fournisseurs, vous devez poser les bonnes questions.
par exemple, imaginez que l’équipe commerciale souhaite investir dans un logiciel de proposition pour automatiser son processus., Comment savez-vous quelles questions poser dans la DP? En règle générale, dans des situations d’approvisionnement comme celle-ci, certains membres de l’équipe ont fait des recherches et exploré des options de manière indépendante. Remue-méninges avec eux pour catégoriser la fonctionnalité comme: doit avoir, agréable à avoir ou en dehors de la portée.
en outre, il est sage d’impliquer les équipes informatiques, financières, juridiques et toutes les autres équipes qui seront touchées par la décision d’approvisionnement. Faites participer ces intervenants au processus tôt, avant de commencer à rédiger la DP. En faisant cela, vous évitez les retards inutiles et les allers-retours encombrants avec les fournisseurs.,
créez une bibliothèque de questions, de sections et de modèles standard
chaque RFP sera un peu différente. Cependant, bon nombre des questions et des sections incluses seront les mêmes. Par exemple, les détails sur le processus d’évaluation, les questions sur la réussite des clients et les conditions générales seront probablement très similaires d’une DP à l’autre.
en organisant une bibliothèque de questions, de sections et de modèles de DP, vous pouvez accélérer votre processus. De plus, le maintien d’une bibliothèque de connaissances améliorera l’uniformité et réduira le risque d’émettre une DP incomplète., Le logiciel de gestion RFP rend ce modèle dynamique facile. Cependant, vous pouvez également créer votre bibliothèque manuellement dans Excel ou Google Sheets.
questions RFP Standard à inclure dans votre bibliothèque:
- Existe-t-il une période d’essai? Si vous pouvez goûter la solution avant de faire un achat, vous avez une bien meilleure chance de prendre la bonne décision.
- avez-vous un plan de gestion du changement? L’entreprise doit être investie dans votre succès à long terme. Cela signifie commencer du bon pied., Vont-ils vous guider à travers le processus ou vous jeter aux loups?
- puis-je parler avec un client actuel? Si un fournisseur n’a pas de références qui sont prêtes à parler avec vous, c’est un drapeau rouge. Les clients satisfaits sont généralement prêts à exprimer leur soutien et à vous parler directement.
- Comment gérez-vous les questions? Peu importe à quel point le produit ou le service offert par un fournisseur est génial, des problèmes se produisent. Le fournisseur a-t-il une forte équipe de réussite client prête à corriger tous les torts?
- Qui sont vos concurrents?, Si votre fournisseur ne veut pas nommer ses concurrents, vous devrez peut-être remettre en question leur honnêteté ou leur confiance.
- Quelles sont vos options de formation? Mieux vous comprenez une solution, plus vous pouvez en extraire de la valeur.
Les questions supplémentaires doivent refléter votre situation unique. Par exemple, vous voudrez peut-être poser des questions sur les défis et les réglementations de votre industrie pour déterminer si les intervenants en savent assez pour soutenir votre organisation.,
envisager un processus en plusieurs étapes
Les gens considèrent souvent les dp comme un fourre-tout, mais ils servent en fait un but très spécifique. Selon vos besoins, il peut être préférable d’utiliser un processus en plusieurs étapes ou d’émettre une demande complètement différente. C’est pourquoi il est essentiel que vous compreniez la différence entre les documents RFx les plus courants.
Les trois documents RFx les plus souvent utilisés sont la RFP, la demande d’information (DDR) et la demande de devis (RFQ). En outre, les demandes de qualification (demandes de qualification) et les profils des fournisseurs sont souvent utilisés dans des processus en plusieurs étapes., Chaque document remplit un objectif différent.,informations détaillées
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dans un processus en plusieurs étapes, les demandes D’informations, les demandes de qualifications et les profils de fournisseurs aident tous à affiner la liste des fournisseurs., Ce sont des documents plus courts, de sorte que les fournisseurs sont généralement heureux de répondre. À partir des résultats, vous pouvez créer une liste restreinte pour votre RFP. Par conséquent, parce que vous avez déjà recueilli des informations de base, votre demande de propositions est maintenant plus ciblée et directe. C’est un gagnant-gagnant.
Dans the future of RFP ebook, David Kutcher, fondateur de Confluence Forms et de la base de données RFP discute des avantages d’un processus à plusieurs niveaux en disant:
« j’ai vu des organisations devenir vraiment intelligentes en utilisant un processus RFP conseillé à plusieurs niveaux., Ils utilisent les demandes de qualifications et les demandes d’information pour créer une liste restreinte de fournisseurs avant même qu’elle ne soit envoyée à la DP. De cette façon, vous limitez le processus D’appel d’offres complet à cinq ou dix fournisseurs finaux. Cela permet à l’organisation qui a lancé la DP de procéder à un examen approfondi. En même temps, cela permet aux soumissionnaires de passer plus de temps à créer une proposition de qualité, car ils savent qu’ils sont déjà sur une liste restreinte, par opposition à un appel de bétail., »
soyez aussi transparent que possible
l’une des choses qui frustrent le plus les répondants à la DP est les attentes peu claires. Lorsque vous rédigez la DP, efforcez-vous de faire preuve de transparence dans la mesure du possible. En tant qu’expert et consultant en DP, Robin Davis a noté dans le livre électronique future of RFP:
« en ce qui concerne les équipes d’approvisionnement ou les consultants qui rédigent des DP, fournir des objectifs et des instructions clairs et concis est apprécié Provide fournir le contexte et l’information sur ce que vous avez actuellement en place et les problèmes que vous essayez de résoudre., Ensuite, dans vos questions, demandez au fournisseur ce qu’il ferait différemment ou mieux et quel résultat il livrera. En bref, la transparence est la voie à suivre si vous voulez la même chose en retour.”
pour plus d’informations et de conseils d’experts sur la façon de se préparer au succès à long terme, téléchargez l’ebook: The future of RFP.
domaines où la transparence fait une grande différence
- contexte et contexte: fournissez autant d’informations que possible sur les raisons pour lesquelles vous recherchez une solution., Mieux un fournisseur comprend votre état actuel, plus il peut être précis sur la façon dont il vous aidera.
- les résultats Attendus et objectifs: il est important d’être ouvert à la créativité, il est également essentiel d’être clair sur ce que vous attendez. Dans cet esprit, fournissez des attentes claires sur votre calendrier requis, vos livrables et votre retour sur investissement.
- évaluation et notation: La préparation des propositions prend beaucoup de temps. Par conséquent, lorsque vous rédigez la DP, indiquez qui évaluera la proposition et comment. Cela aide les fournisseurs à passer leur temps à bon escient., De plus, si vous utilisez la notation pondérée, indiquez les poids de section. La définition de vos priorités garantit que les répondants passent du temps à créer des réponses réfléchies aux questions les plus importantes pour votre organisation.
Personnalisez et optimisez votre modèle
ne soyez pas trop à l’aise avec votre modèle RFP standard. Une autre frustration que les répondants à la DP mentionnent souvent est la confusion créée lorsqu’ils répondent à une DP qui n’a pas été mise à jour. L’envoi d’un modèle sans personnalisation entraîne souvent des questions non pertinentes, contradictoires ou déroutantes., Face à ces défis, de nombreux fournisseurs choisiront simplement de ne pas investir le temps nécessaire pour y répondre.
lorsque vous recevez des propositions, évaluez les réponses et sélectionnez les gagnants de la DP, examinez ce qui fonctionne. Plus vous pouvez collecter de données RFP à partir de votre processus, mieux c’est. Il est certainement important de prendre du temps une ou deux fois par an pour optimiser votre processus et vos modèles. Examinez comment vous écrivez des appels d’offres. Vos modèles fonctionnent-ils? Y a-t-il des questions qui sont maintenant obsolètes? À quelles questions répondez-vous souvent des fournisseurs et pouvez-vous fournir ces informations de manière proactive?, Comme pour tout processus d’affaires, le succès et l’efficacité proviennent de la réflexion et de l’optimisation continue.
