Qu’est-ce que la présence & Pourquoi est-ce nécessaire?
La participation fait référence au concept de personnes qui se rendent ou se présentent à un événement prévu pour une activité. Il peut être une réunion d’entreprise, un anniversaire, une conférence, une ouverture de magasin, ou tout rassemblement social qui nécessite sa présence. Les personnes qui « assistent » à l’événement n’ont même pas besoin d’être sur place dans leur état physique, tant qu’elles participent à l’activité et à son achèvement., Et parce que la fréquentation peut être cruciale dans les milieux d’affaires et universitaires, la mesure est quelque chose que les organisations doivent faire pour aider à évaluer et à améliorer la performance individuelle. Ce processus implique généralement l’utilisation d’une feuille de présence et d’autres outils qui permettent un suivi efficace et une référence rapide.
avantages
en plus de donner aux étudiants et aux employés la chance de changer leurs façons de faire avant de prendre les mesures appropriées, les feuilles de présence soulignent également les personnes avec des rapports de présence parfaits ou louables., Gardez à l’esprit que les habitudes de fréquentation ne vous disent une chose ou deux au sujet d’un individu. Bien que certaines personnes aient des raisons acceptables de manquer des journées de travail ou d’école, de la maladie aux obligations familiales, cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas reconnaître ceux qui font un effort supplémentaire pour assurer leur présence. La meilleure façon de reconnaître ce comportement est d’offrir des récompenses ou des incitations que vous savez qu’ils l’apprécieront.
au contraire, vous pouvez fournir des commentaires aux personnes en difficulté en leur faisant connaître le problème et ce qui doit changer., Cela peut ne pas vous sembler beaucoup au début, mais le suivi de la fréquentation peut aller très loin pour tout le monde en termes d’amélioration de son attitude et de ses performances.
Quelle est l’importance de la fréquentation?
imaginez comment il y a des milliards de personnes dans le monde, mais seulement cinq participants viennent à l’événement pour lequel vous avez planifié ces dernières semaines. Le faible nombre de participants est une perte de temps et de ressources, pour dire le moins, car il ne compense pas la quantité d’efforts que l’on met dans l’organisation d’un événement., Dans cet esprit, vous pourriez vous demander à quel point un excellent record de fréquentation est-il important dans notre vie quotidienne?
dans les événements
67 042—c’est le nombre moyen de participants par match aux matchs de la Ligue Nationale de Football en 2018, comme indiqué dans un récent sondage de Statista. Étant donné qu’il s’agit d’un événement sportif majeur aux États-Unis, les chiffres ne surprennent pas les organisateurs et les fans de football.
nous déterminons souvent le succès d’un événement en fonction de son nombre de participants. Il est particulièrement crucial pour les événements de collecte de fonds qui espèrent amasser des fonds pour une cause importante., C’est parce que ces événements dépendent du nombre de billets vendus à but lucratif—sans parler de l’attention qu’ils attirent sur l’organisation et ses programmes. Générer un bon taux de participation est une raison pour envoyer vos lettres de collecte de fonds le plus tôt possible, principalement pour les petits organismes qui n’ont pas encore fait un nom pour eux-mêmes dans la communauté.
il en va de même pour les événements promotionnels pour les lancements de produits et les grandes ouvertures. Plus il y a de personnes qui assistent à votre événement, plus il apporte de visibilité à votre produit et service., Mais sans une publicité étendue de ces événements, vous risquez de mettre votre marque sous un mauvais jour aux yeux des consommateurs. Il n’y a rien de plus embarrassant que d’organiser un événement avec seulement une poignée de participants sur le site. L’organisation d’un événement que les gens veulent aller est loin d’être facile, alors assurez-vous de tirer toutes les ficelles nécessaires pour y arriver.
à L’école
Quelle est l’importance pour les élèves de venir à l’école?
Les étudiants, quelle que soit leur année ou leur tranche d’âge, méprisent généralement l’idée de se lever tôt le matin pour les cours., Ce n’est pas une découverte révolutionnaire pour un instructeur de savoir pourquoi les taux d’absence non sanctionnés sont assez élevés certains jours de l’année scolaire, principalement pendant les semaines d’examen et après les vacances. Mais lorsque le pourcentage moyen d’élèves fréquentant l’école chaque jour atteint un niveau record, cela en dit long sur les efforts de l’école pour garder ses élèves engagés. Pour cette raison, la mise en œuvre de divers programmes qui peuvent aider à améliorer les taux de fréquentation est essentielle pour le développement de chaque élève.,
notez que plus les élèves viennent en classe, plus ils ont de chances de réussir sur le plan scolaire. En effet, les absences fréquentes rendent difficile pour un élève de rattraper les leçons et de progresser dans des domaines d’apprentissage spécifiques. Les élèves ayant un faible taux de fréquentation risquent également de causer des problèmes dans la communauté, surtout si leur temps et leur attention sont consacrés à des vices et à des actes d’inconduite. Par conséquent, il est essentiel pour les administrateurs et les instructeurs d’assurer un environnement accueillant pour les élèves et de surveiller régulièrement la fréquentation des classes.,
en milieu de travail
Un bon dossier de présence reflète qui vous êtes en tant qu’employé. Non seulement il parle de votre crédibilité de travail, mais il vous met également en règle avec votre supérieur. C’est parce que l’absentéisme excessif ou non autorisé n’est jamais une bonne chose sur le lieu de travail. En fait, le Bureau of Labor Statistics rapporte le taux d’absentéisme en 2018 à 2.8% les jours de travail réguliers. S’il vous arrive de voir ces chiffres monter en flèche dans la feuille de présence de votre entreprise, vous avez une raison d’être alarmé., Des circonstances comme celle-ci pourraient entraîner de faibles scores de productivité et une réduction de la performance globale. Ainsi, imposer des politiques strictes dirigées vers ce comportement est essentiel pour tenir les employés responsables de leur comportement.
en tant qu’employé, vous devez donc être conscient des conséquences que l’absentéisme et le retard pourraient avoir sur vos dossiers d’emploi actuels et vos possibilités d’emploi futures. Vous serez surpris par la façon dont vos actions pourraient facilement influencer ce qui se passe sur la ligne., Après tout, aucun employeur ne voudrait avoir une personne ayant un mauvais historique de fréquentation dans son effectif, quelles que soient les compétences qu’elle possède ou les connaissances qu’elle possède dans un domaine particulier.
facteurs clés qui affectent la fréquentation
Il y a beaucoup de choses qui peuvent influencer votre taux de fréquentation, y compris les circonstances qui échappent à votre contrôle. Ci-dessous, nous discutons les différents facteurs qui peuvent nous aider à comprendre les raisons de la faible fréquentation et ce que nous pouvons faire pour les améliorer.,
Comment assurer un bon suivi des présences?,
le chronométrage est l’une des parties les plus agitées de la gestion des enregistrements de présence. Il n’est jamais facile de suivre et d’assurer le stockage rapide et correct des données, car plusieurs inconvénients peuvent entraîner quelques erreurs dans la sortie réelle. Donc, si vous cherchez un moyen de suivre correctement la fréquentation, Vous pouvez garder à l’esprit les directives suivantes:
Améliorez votre feuille de présence
Si vous voulez un moyen pratique de surveiller la fréquentation individuelle, vous devez vous assurer que vos feuilles de présence sont faciles à utiliser., La dernière chose que vous voudriez est que les gens éprouvent des difficultés à saisir et à lire des données. Peu importe si vous choisissez la manière démodée d’enregistrer des informations avec des entrées manuelles ou des entrées/sorties d’horloge écrites, car ce qui est important, c’est votre capacité à gérer ces feuilles en conséquence. Il est préférable d’établir une cohérence en utilisant le même modèle de feuille pour chaque rapport de présence que vous créez, car cela joue un rôle important dans la rationalisation de vos opérations.
pour le contenu de la feuille de présence, un bon design est tout., La feuille de présence sera probablement composée de cellules vides dans un tableau pour maintenir une structure lisible. Garder la feuille simple devrait également faire une différence dans sa facilité d’utilisation. Il devrait avoir suffisamment d’espace pour entrer des données individuelles sur la page sans problème. Et si vous envisagez d’améliorer la feuille avec des graphiques et d’autres créations, essayez de ne pas exagérer avec ces éléments, car ils peuvent avoir un impact négatif sur la fonctionnalité conviviale de votre feuille de présence.,
préparez tout à l’avance
en plus d’avoir vos draps prêts, vous devrez également vous préparer au pire scénario possible. Il y a toujours une possibilité de perdre vos dossiers en raison d’un mauvais placement ou d’événements imprévus, c’est pourquoi il est préférable d’obtenir une copie supplémentaire des feuilles de présence dans vos dossiers. Les copies numériques sont plus pratiques à dupliquer à l’aide de divers outils, mais si vous utilisez une feuille imprimée pour le rapport, vous pouvez envisager de l’encoder sur votre ordinateur au cas où.,
comme mentionné, sécuriser plusieurs copies de votre feuille de présence vous aidera également à éviter les problèmes lorsque des inconvénients surviennent. C’est particulièrement vital lorsque vous accueillez des centaines de personnes dans un même lieu, car vous vous retrouverez probablement à tout faire avant l’arrivée des invités.
sécurisez une horloge numérique dans votre région
l’une des parties les plus délicates de la tenue de documents est de s’assurer que les informations que vous collectez restent exactes. Les entrées dans la feuille de présence, par exemple, peuvent varier si les participants se réfèrent à des horloges différentes pour les données de time-in et time-out., Tout ce qui est incorrect ou incohérent dans vos dossiers peut vous causer des maux de tête si vous ne trouvez pas un moyen de les résoudre immédiatement. Heureusement, vous pouvez facilement éviter de tels problèmes en utilisant une horloge numérique pour référence. Toute personne qui arrive sur place peut se référer aux aiguilles de l’horloge pour documenter son temps.
aussi, assurez-vous de noter le retard, si nécessaire. Toute personne qui arrive en retard à la classe ou au travail devrait savoir comment des actes fréquents de retard peuvent affecter leurs dossiers.
prendre des Notes
prenez toujours des notes quand il le faut., Si quelqu’un a une raison valable d’être absent ce jour-là, il devrait refléter dans la feuille de présence. Par exemple, si un employé peut demander un congé de maladie pour des absences antérieures avant la date limite, selon les politiques de votre manuel de l’employé, vous pouvez indemniser l’employé comme vous le feriez pour une journée de travail régulière. Cela devrait éviter les écarts dans la feuille de temps, ainsi que d’autres problèmes connexes plus tard. Les mêmes mesures s’appliquent pour les activités hors campus ou hors site dans lesquelles les horaires de présence sont incertains.,
examinez régulièrement les dossiers
ne manquez jamais une occasion de vérifier les entrées de votre feuille de suivi à la fin de la journée. Puisque nous sommes tous tenus de faire des erreurs, peu importe la façon dont nous sommes prudents, effectuer un examen de routine de vos dossiers de présence devrait être une habitude. Attraper les erreurs plus tôt que tard devrait vous permettre de les corriger avant qu’un problème encore plus important Ne se pose. Il vous permet également de faire un suivi avec les personnes concernées pour traiter les entrées de données imprécises ou inexactes.,
donc, si vous dirigez des ateliers, des cours, des sessions de formation ou des rassemblements publics pour un groupe de personnes, envisagez d’utiliser des feuilles de présence pour un suivi rapide et facile. Simplifiez la tâche de surveillance de la classe, du lieu de travail ou de la présence à un événement en permettant à la feuille de capturer des informations pour référence ultérieure. Ce faisant, vous devriez remarquer les problèmes plus tôt et travailler à les régler avant qu’ils ne conduisent à d’autres problèmes.
