El mejor software de gestión de Eventos: 10 aplicaciones para planificar y gestionar tus eventos empresariales

planificar un evento empresarial es una tarea gigantesca. Necesitas encontrar un lugar, crear la agenda, conseguir patrocinadores a bordo, organizar los planes de asientos y los arreglos de comida, y eso es todo antes de comenzar a vender boletos.

el software de gestión de eventos hace que el proceso sea menos un dolor de cabeza. Los planificadores de eventos confirman: en una encuesta reciente de Social Tables, el 35% de los encuestados dijo que la tecnología de eventos ha sido el mayor gamechanger para la industria.,

Hay docenas de aplicaciones de planificación de eventos que lo hacen todo, desde involucrar a los asistentes hasta representar digitalmente los planos de planta. Y, si bien todos ofrecen características muy diferentes, tienen una cosa en común: eliminan el enfoque de bricolaje y agilizan el proceso de gestión de eventos.

¿Qué hace que una gran aplicación de gestión de eventos?

Las aplicaciones de gestión de eventos vienen en todas las formas y tamaños, y prometen todo tipo de éxitos. Aquí, presentamos aplicaciones que le ahorran tiempo y energía al administrar la logística, los plazos y la participación de los asistentes., Las aplicaciones de gestión de eventos enumeradas aquí son una combinación de herramientas complementarias que se pueden usar juntas para lograr la máxima productividad, así como un software de planificación de eventos de extremo a extremo.,las nts requieren una funcionalidad diferente, pero cada una de las aplicaciones que aparecen aquí cumple con los siguientes criterios:

• elimina el enfoque fragmentario de la planificación de eventos al centralizar la información en un solo lugar

• te ayuda a colaborar y comunicarte con al menos una de tus audiencias clave, ya sean colegas, proveedores o asistentes

• Ofrece un panel para realizar un seguimiento y medir el éxito

de su evento y sus mayores puntos débiles en la planificación, usted querrá seleccionar diferentes software de gestión de eventos e incluso mezclar y combinar aplicaciones., Para ayudarte a elegir, aquí están las 10 mejores aplicaciones de gestión de eventos listadas en orden cronológico aproximado del proceso promedio de planificación de eventos.

las 10 mejores aplicaciones de gestión de eventos

• lunes., para la planificación interna y la Organización

• Eventzilla para agilizar el Registro

• Explara para crear una aplicación móvil de marca

• Splash para personalizar la comunicación de los asistentes

• Eventbrite para conectarse con Facebook

• Bizzabo para una solución todo en uno

• mesas sociales para crear planos de planta y visuales del lugar

• Boomset para la gestión automatizada de entradas

• socio para gamificar el compromiso de los asistentes en persona

• granja de eventos para medir los esfuerzos fuera de línea

lunes.,com (web, iOS, Android)

El mejor software de gestión de eventos para la planificación y organización interna

monday.com es principalmente una herramienta de gestión de proyectos, pero tiene una función de gestión de eventos que le ayuda a reunir las tareas y los plazos de todo el personal involucrado. Todos pueden acceder al flujo de trabajo de sus colegas y ver el progreso de la planificación de eventos de un vistazo desde un único panel.,

así es como funciona: creas tableros llenos de pulsos (filas de tareas), cada uno de los cuales representa un elemento de tareas pendiente diferente para tu evento. A continuación, puede asignar un miembro del personal a la tarea y agrupar pulsos en tableros categorizados para cada proyecto.

Las plantillas de gestión de eventos integradas le ayudan a organizar cronogramas, administrar su presupuesto y coordinar oradores, mientras que los pulsos individuales le permiten realizar un seguimiento de las fechas, los espacios para eventos y los números de registro. La combinación significa que eres capaz de ver el panorama general sin perder de vista los detalles.,

una de las mejores características de monday.com son los hilos de mensajería integrados asignados a cada tarea. Todos los involucrados pueden ver cada pieza de comunicación sobre una tarea en particular en un solo lugar, lo que significa que las conversaciones no se perderán ni se enterrarán en las bandejas de entrada de correo electrónico. También puede asignar una dirección de correo electrónico personalizada a cada tarea para que cuando envíe un correo electrónico a esa dirección, la comunicación se agregue a la fuente interna en monday.com.,

dentro de la sección feed, el área Infoboxes le permite cargar archivos relevantes, planos de planta y listas de asistentes; agregar notas; y crear Q&ya que puede ser accedido por todos los miembros del equipo. Para obtener una visión general completa, puede alejarse y ver cada tablero presentado en un calendario codificado por colores.

monday.com Precio: Prueba gratuita de 14 días; 1 10 / mes para un usuario para el plan estándar, que incluye tarjetas ilimitadas y 5 GB de almacenamiento de archivos.

conectar monday.com a miles de aplicaciones con monday.com ‘ s Zapier integrations.,

Eventzilla (web, iOS, Android)

El mejor software de gestión de eventos para agilizar el registro

La Venta de entradas es el primero de muchos obstáculos para los organizadores de eventos, y es fácil atascarse en el proceso de registro. Eventzilla ayuda a automatizar el proceso de registro mediante la creación de widgets incrustables, la gestión de listas de asistentes y la creación de páginas de destino atractivas donde los asistentes pueden registrarse.,

el panel de control sin lujos significa que no se necesitan conocimientos técnicos para configurar una página de registro única y de marca y comenzar a vender boletos de inmediato. Hay opciones para crear widgets o botones de ventas personalizados que se pueden agregar a un sitio de WordPress, una página de Facebook o un feed de Twitter copiando y pegando una línea de código para que los asistentes puedan comprar con un solo clic.

más abajo en el embudo de ventas, el formulario de inscripción al evento se puede escribir completamente desde cero para recopilar toda la información que necesita, ya sea requisitos específicos de alimentos o solicitudes de canciones para el DJ., También puede elegir si desea ofrecer entradas/registros gratuitos, entradas/registros pagados, mercancía/complementos, o entradas/registros por donación. A continuación, puede personalizar la comunicación por correo electrónico con los asistentes en función del tipo de entrada. Por ejemplo, podría enviar un correo electrónico a todos los asistentes que compraron merch además de sus entradas.

en la etapa de pago, Eventzilla se integra con las principales pasarelas de pago, como PayPal, Square y Stripe. Los códigos de descuento individuales se pueden configurar y aplicar fácilmente para entradas anticipadas o grupos de asistentes.,

y el día del evento, los asistentes pueden descargar la aplicación para administrar sus entradas y registrarse en línea.

conecta Eventzilla a miles de aplicaciones con las integraciones Zapier de Eventzilla.

Explara (Web)

El mejor software de gestión de eventos para crear una aplicación móvil de marca

para los planificadores de eventos que buscan crear un mundo digital alrededor de su evento, Explara es la mejor opción., La plataforma integrada hace malabares con las herramientas que otras diez aplicaciones podrían ofrecer individualmente, lo que lo ayuda a optimizar el registro, la participación el día del evento y los informes posteriores al evento, todo en un solo lugar. Incluso los gerentes de eventos completamente expertos en tecnología pueden crear una experiencia de aplicación de marca completa para que los asistentes la usen en el gran día.

Cuando inicies sesión en Explara, verás un panel con 15 mosaicos, cada uno de los cuales te permite hacer algo diferente (como crear una encuesta, crear correos electrónicos o administrar tickets). El primer paso es hacer clic en el mosaico Tickets/registro de eventos para crear tu evento., Una vez que su evento se agrega a Explara, puede aprovechar todas las otras fichas.

para crear tu propia aplicación de eventos, haz clic en el icono Conectar. Ingresarás el nombre y la descripción de tu aplicación y adjuntarás una política de privacidad, además de cargar un icono de aplicación y una imagen de función para iOS y Android.

la interfaz minimalista hace que sea fácil agregar módulos adicionales a su aplicación, como incorporar un juego para fomentar la interacción durante una sesión o crear una agenda. También puede agregar imágenes y videos, enviar correos electrónicos y notificaciones, o recompensar a los usuarios con puntos por completar ciertas acciones., Y todo se hace con un solo clic.

para tener una mejor idea de lo que está funcionando para sus asistentes, hay análisis integrados que rastrean el uso de la aplicación a lo largo de su evento. Puede ver las instalaciones de aplicaciones en iOS y Android, vistas web, vistas de imágenes y videos, las páginas más visitadas, las sesiones de la agenda principal y más.

siempre puede volver a la página principal del panel y explorar los otros mosaicos., Puede diseñar e imprimir insignias de eventos, crear una página de productos para vender productos relacionados con su evento o crear un «paquete de estancia y seguimiento» para compartir información sobre alojamiento para los asistentes que viajan.

Precio de Explara: prueba gratuita de 14 días; 1.99% + 0 0.49 por boleto solo para la función de registro; $99 por 100 registros para acceder a todas las funciones Pro.

conecta Explara a miles de aplicaciones con las integraciones Zapier de Explara.,

Splash (Web)

El mejor software de gestión de eventos para personalizar la comunicación de los asistentes

cada evento memorable causa una buena impresión desde el principio. Splash te ayuda a crear una landing page personalizada para tu evento, mientras que el backend te da todo lo que necesitas para profundizar en tu lista de invitados.

Puede etiquetar a los asistentes en función de los datos recopilados durante la etapa de inscripción y sus acciones digitales el día del evento, o agregar sus propias etiquetas en cualquier momento., Puede enviar correos electrónicos de marketing únicos o automatizar invitaciones a eventos personalizadas y personalizadas, recordatorios, actualizaciones, seguimientos y más.

Las capacidades avanzadas de segmentación te ayudan a separar tus audiencias en función de los intereses y el nivel de entrada con un solo clic, y puedes enviar contenido personalizado que depende de cómo usen la aplicación los asistentes durante el evento. Por ejemplo, es posible que desee enviar un correo electrónico a todos los que asistieron a una determinada charla, y Splash lo hace fácil.,

dentro del panel, puedes usar la sección Hub para categorizar eventos similares y ver si hay superposición entre los asistentes o si hay un cierto tipo de invitado que compra regularmente entradas VIP u otros complementos. Esto significa que puede enviar campañas personalizadas a diferentes tipos de registrantes y optimizar su mensajería para ese segmento de usuarios.

este nivel de segmentación y personalización es una reminiscencia de una herramienta de CRM de marketing tradicional, pero Splash presenta todas sus características en una interfaz intuitiva y fácil de aprender., De esta manera, los planificadores de eventos pueden aprovechar el poder del marketing digital sin tener que aprender un nuevo conjunto de habilidades o una herramienta compleja.

Precio Splash: gratis para eventos pequeños (hasta 1,000 invitaciones y 50 correos electrónicos); precios disponibles bajo petición para eventos más grandes.

conecta Splash a miles de aplicaciones con las integraciones Zapier de Splash.,

Eventbrite (web, iOS, Android)

El mejor software de gestión de eventos para conectarse con Facebook

como uno de los nombres más importantes en gestión de eventos y venta de entradas en línea, Eventbrite ofrece todas las características que esperarías: páginas, procesamiento de pagos integrado e informes en tiempo real. Facebook es Facebook, pero también tiene algo más bajo la manga: una sólida integración con Facebook que te permite comercializar tu evento en la red social y permitir que los asistentes compren entradas a través del checkout de Facebook.,

hay algunas advertencias: su evento debe tener una ubicación física (los eventos en línea no son elegibles) y debe tener tipos de entradas gratuitas y/o pagadas. Facebook Facebook es una página que solo puedes publicar en Facebook, no en un grupo de Facebook o en un perfil de usuario personal.

si tu evento cumple estos criterios, primero debes iniciar sesión en Eventbrite, crear un evento y publicarlo. Luego, en la pestaña invitar & promover, haz clic en Agregar a Facebook., Aquí, usted conecte Eventbrite para tu Facebook perfil, seleccione el Facebook de la Página que es «hosting» el evento, y publicar su evento directamente a la página. Si cambian los detalles de tu evento o entradas, solo tienes que realizar los cambios en Eventbrite y hacer clic en el botón Actualizar en Facebook para reflejar automáticamente esos cambios.

Los asistentes que vean tu evento en Facebook pueden hacer clic en Obtener entradas para comprar una entrada a través de PayPal o tarjeta de crédito y registrarse en tu evento. No hay costes adicionales para tus asistentes: tus entradas gratuitas o de pago tienen el mismo precio en Facebook que en Eventbrite.,

Eventbrite Precio: Gratis para entradas gratis. Comienza en 2% Más 0 0.79 por boleto pagado con el plan Essentials.

conecta Eventbrite a miles de aplicaciones con las integraciones Zapier de Eventbrite.

Bizzabo (web, iOS, Android)

El mejor software de gestión de eventos para una solución todo en uno

Bizzabo es una solución integral para crear una experiencia de Evento optimizada y de marca para los asistentes., Desde la creación de un sitio web para su evento hasta la venta de entradas, la recopilación de datos de asistentes y la creación de informes, Bizzabo tiene herramientas para cada aspecto de su evento.

el editor de sitios web de arrastrar y soltar del software te permite crear un sitio de marca o widgets incrustables que incluyen las características más importantes de tu evento. Puede agregar widgets para la agenda, los oradores y los expositores, dependiendo de las áreas en las que desee poner más énfasis., Su creación se puede convertir en una aplicación de eventos dedicada a la que los asistentes pueden acceder para crear horarios personalizados y ver las comunidades de redes integradas.

las opciones de Lista de invitados también son bastante inteligentes: puede segmentar fácilmente a los asistentes utilizando etiquetas para crear listas inteligentes de oradores, asistentes y VIPs, y luego usar la función de marketing por correo electrónico de Bizzabo para enviar correos electrónicos personalizados a cada segmento.,

finalmente, Bizzabo ofrece herramientas únicas, como la función Hot Leads, que le permite ejecutar campañas de remarketing dirigidas a los asistentes que no han completado el proceso de registro, y la función Ticket Boost, que ayuda a los asistentes a correr la voz en las redes sociales con un solo clic.

Bizzabo Precio: desde $8,000 / año para 1,500 inscritos y 3 eventos.

Conecte Bizzabo a miles de aplicaciones con las integraciones Zapier de Bizzabo.,

Social Tables (web, iOS)

El mejor software de gestión de eventos para planos de planta y visuales del lugar

Social Tables utiliza contenido interactivo para ayudar a los planificadores de eventos a visualizar su lugar, colaborar con los asistentes y el personal, almacenar y compartir documentos-en la función de captura de plomo. Grandes marcas como Marriott, Ritz-Carlton y Forbes ya están utilizando el software de diagramación precisa para dar vida a los eventos mucho antes de que se abran las puertas.,

dentro del software, los eventos se enumeran en tarjetas con una breve descripción de los detalles importantes, como la fecha, la hora y el tipo de Evento. Luego viene el poder: crear un diagrama. Puede crear su propio plan arquitectónico desde cero, pero en la mayoría de los casos, probablemente comenzará con una de las plantillas proporcionadas. Por ejemplo, si su evento necesita un diseño estilo teatro, simplemente puede elegir la plantilla de teatro y ajustarla a su gusto.

desde allí, puede sumergirse en los cientos de objetos prefabricados y arrastrarlos y soltarlos en su plano de planta para comenzar a construir los elementos visuales., Piense en mesas de comedor, escenarios, proyectores, barras y todo lo demás, todo lo cual puede agregarse en masa y luego editarse individualmente para reflejar diferencias como áreas VIP y espacios de descanso.

estos planos de planta se pueden compartir internamente con los miembros del personal, para que el equipo de operaciones sepa qué necesita ir dónde y cuándo, o externamente a través de un enlace copiado y pegado.

tablas sociales Precio: Gratis para un usuario y un evento activo; $99 / mes para el Plan Profesional para dos cuentas de usuario y dos Eventos Activos.,

Boomset (web, iOS, Android)

El mejor software de gestión de eventos para la gestión automatizada de entradas

cada planificador de eventos quiere que sus asistentes tengan una experiencia fluida y divertida. Boomset es una plataforma de gestión de eventos rica en funciones que personaliza y automatiza la experiencia de check-in en el sitio para los asistentes.

Los asistentes pueden registrarse para un evento a través de plataformas de venta de entradas populares, y sus datos de registro se extraen inmediatamente en Boomset., Desde el backend, puede acceder a los datos sin procesar de los asistentes, controlar los puntos de acceso y determinar quién asiste a qué sesiones, entre otras funciones intuitivas.

lo que distingue a Boomset es el área de diseño del panel de control, donde puede usar el generador de clics para crear certificados de asistencia e insignias de nombre que los asistentes pueden imprimir en los quioscos del evento el día del evento. Los asistentes también pueden monitorear los asientos disponibles en tiempo real en el evento para que puedan elegir estratégicamente sus sesiones en función de la disponibilidad de asientos y la asistencia.,

Boomset Precio: $350/año para 700 Créditos de asistentes y eventos ilimitados; 6 6,000 / año para 5,000 créditos de asistentes, soporte personalizado e informes con muchas funciones. Los precios varían según los requisitos de software y hardware.

Socio (web, iOS, Android)

El mejor software de gestión de eventos para gamificar la participación de los asistentes en persona

muchas de las aplicaciones de gestión de eventos más populares se centran en organizar su evento y hacer que los asistentes se presenten., Socio lo lleva un paso más allá y ofrece funciones de gamificación para ayudar a garantizar que los asistentes estén presentes y comprometidos una vez que el evento comience.

después de crear tu evento en Socio, tienes la opción de agregar «características», que desbloquean capacidades adicionales de planificación, uso compartido y participación. Puede elegir entre 14 funciones, como crear una agenda, agregar oradores o cargar documentos. Aquí también encontrarás la primera función de gamificación de Socio: el «juego de eventos».,»

esto le permite incentivar las acciones de los asistentes creando desafíos y puntos de recompensa cuando esas acciones se completan. Por ejemplo, puede otorgar 100 puntos a cada asistente que se conecte con otros 15 asistentes a través de la aplicación o otorgar 25 puntos a todos los que se registren y reciban su bolsa de regalo gratuita. Puede crear tantos de estos desafíos como desee y personalizar cuántos puntos asignar a cada tarea. A medida que los asistentes ganan puntos, pueden ver sus clasificaciones en tiempo real en una tabla de clasificación.

digamos que también quieres introducir a todos los asistentes en un sorteo., Puede usar la función de dibujo de asistentes para generar automáticamente el nombre de cada asistente y girar a través de los nombres en vivo para seleccionar un ganador al azar. El dibujo se puede mostrar en una o todas las pantallas del lugar, para que los asistentes puedan ver sus nombres aparecer en la pantalla grande.

Socio también añade alegría a la experiencia de networking en persona. Los asistentes que descargan la aplicación Socio vinculan toda su información, incluido el correo electrónico, el número de teléfono y las cuentas de redes sociales, a su perfil Socio. En el evento, simplemente agitan su teléfono para encontrar a otros asistentes cercanos., La aplicación mostrará automáticamente una lista de todas las conexiones potenciales y los asistentes solo tienen que hacer clic en el botón Agregar para intercambiar información al instante a través de la aplicación.

Socio Precio: Desde $799-$7,999 por evento, dependiendo del número de participantes. Las cotizaciones personalizadas están disponibles para eventos recurrentes.,

Granja de eventos (Web, iOS, Android)

La mejor plataforma de gestión de eventos para medir los esfuerzos fuera de línea

los eventos son experiencias en persona, por lo que comprender lo que sus asistentes están haciendo fuera de línea es tan importante como rastrear sus movimientos en línea. Event Farm proporciona una solución innovadora para la planificación y gestión de eventos, combinando tecnología portátil y software de planificación de eventos para unir el mundo en línea y fuera de línea.,

el software se integra con la tecnología de comunicación de campo cercano (NFC), que permite que dos dispositivos portátiles se conecten cuando están a poca distancia entre sí. En el caso de Event Farm, esta tecnología se utiliza en pulseras para permitir a los asistentes registrarse o mostrar horarios personalizados en tabletas remotas. La idea es involucrar a los asistentes en persona con una gama de actividades impulsadas por la tecnología y recopilar datos a través de dispositivos portátiles que rastrean los movimientos de los asistentes alrededor de su evento.,

dentro del panel de control, tiene acceso a una gran cantidad de funciones de informes diferentes, incluidos informes gráficos de registro de entrada que muestran visualmente cuántos asistentes se han registrado, Cuál es su nivel de ticket y a qué hora se registraron. Con un solo clic, También puede generar listas de transferencia e informes sobre campañas de correo electrónico configuradas desde dentro de la plataforma.

Precio de la granja del evento: precios disponibles bajo petición.

conecta Event Farm a miles de aplicaciones con las integraciones de Event Farm de Zapier.

¿qué Software de gestión de eventos debo usar?,

cada una de estas plataformas le ayudará a facilitar el proceso de planificación de eventos y le proporcionará las herramientas que necesita para organizar y administrar un evento exitoso. La clave es elegir una aplicación de gestión de eventos que se relacione con sus necesidades específicas. Por ejemplo, si estás organizando un evento local y estás preocupado por una caída en la venta de entradas, elige un software que sea pesado en marketing. Pero si estás organizando una conferencia en la que todos cantan, todos bailan y necesitas crear planos de planta con tu equipo, elige una aplicación con capacidades de diagramación digital., Elija lo que elija, el software de planificación de eventos supera definitivamente el enfoque de bricolaje.

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