5 consejos: cómo escribir una RFP que funcione
¿Por qué algunas RFP funcionan y otras no? Todo se reduce a cómo fueron creados. Una solicitud de propuestas ineficaz es costosa y arriesgada. En el mejor de los casos, pierdes tiempo y recursos. Pero en el peor de los casos, es posible que se encuentre atrapado en una mala relación con el proveedor equivocado. Sin embargo, con estos cinco consejos, puede estar seguro de escribir una RFP que entregará resultados.,
colaborar con las partes interesadas
emitir RFPs se trata de resolver problemas para su negocio. En consecuencia, es necesario definir y entender el problema para encontrar la mejor solución. Comience por colaborar con las personas que son más afectadas por la compra. Juntos, definan el desafío, las herramientas que necesitan y cómo será el éxito. Después de todo, para obtener las respuestas correctas de los proveedores, debe hacer las preguntas correctas.
por ejemplo, imagine que el equipo de ventas QUIERE INVERTIR EN software de propuestas para automatizar su proceso., ¿Cómo sabe qué preguntas hacer en la solicitud de propuestas? Por lo general, en situaciones de adquisición como esta, hay miembros del equipo que han investigado y explorado opciones de forma independiente. Haga una lluvia de ideas con ellos para categorizar la funcionalidad como: debe tener, agradable de tener o fuera de alcance.
además, es aconsejable involucrar a los equipos de TI, finanzas, legal y cualquier otro equipo que se verá afectado por la decisión de adquisición. Traiga a estas partes interesadas al proceso temprano, antes de comenzar a escribir la RFP. Al hacer esto, evita retrasos innecesarios y engorrosos de ida y vuelta con los proveedores.,
crear una biblioteca de preguntas estándar, secciones y plantillas
cada RFP será un poco diferente. Sin embargo, muchas de las preguntas y secciones incluidas serán las mismas. Por ejemplo, los detalles sobre el proceso de evaluación, las preguntas sobre el éxito del cliente y los términos y condiciones probablemente serán muy similares de una solicitud de propuestas a la siguiente.
Al seleccionar una biblioteca de preguntas, secciones y plantillas de RFP, puede acelerar el proceso. Además, el mantenimiento de una biblioteca de conocimientos mejorará la coherencia y reducirá el riesgo de emitir una solicitud de propuestas incompleta., El software de gestión de RFP facilita esta creación dinámica de plantillas. Sin embargo, también puede crear su biblioteca manualmente en Excel o hojas de cálculo de Google.
preguntas RFP estándar para incluir en su biblioteca:
- ¿hay un período de prueba? Si puede probar la solución antes de realizar una compra, tiene muchas más posibilidades de tomar la decisión correcta.
- ¿tiene un plan de gestión de cambios? La empresa debe invertir en su éxito a largo plazo. Eso significa empezar con el pie derecho., ¿Te guiarán a través del proceso o te arrojarán a los lobos?
- ¿puedo hablar con un cliente actual? Si un proveedor no tiene referencias que estén dispuestas a hablar con usted, eso es una señal de alerta. Los clientes satisfechos generalmente están dispuestos a expresar su apoyo y hablar con usted directamente.
- ¿cómo maneja los problemas? No importa cuán impresionante sea el producto o servicio que ofrezca un proveedor, los problemas ocurren. ¿El proveedor tiene un fuerte equipo de éxito del cliente listo para corregir cualquier error?
- Quiénes son sus competidores?, Si su proveedor no está dispuesto a nombrar a sus competidores, es posible que deba cuestionar su honestidad o confianza.
- ¿Cuáles son tus opciones de entrenamiento? Cuanto mejor entienda una solución, más valor podrá extraer de ella.
las preguntas adicionales deben reflejar sus circunstancias únicas. Por ejemplo, es posible que desee hacer preguntas sobre los desafíos y regulaciones de su industria para determinar si los respondedores saben lo suficiente para apoyar a su organización.,
considere un proceso de varios pasos
Las personas a menudo ven las RFP como un «catch-all», pero en realidad sirven para un propósito muy específico. Dependiendo de sus necesidades, puede ser mejor usar un proceso de varios pasos o emitir una solicitud diferente por completo. Por eso es fundamental que comprenda la diferencia entre los documentos RFx más comunes.
los tres documentos RFx más utilizados son RFP, request for information (RFI) y request for quotation (RFQ). Además, las solicitudes de calificaciones (RFQs) y los perfiles de proveedores se utilizan a menudo en procesos de varios pasos., Cada documento cumple un propósito diferente.,led, información en profundidad
para una selección RFx más rápida descargue esta infografía: Guía de selección RFx: RFI vs RFQ vs RFP
en un proceso de varios pasos, las solicitudes de información, las solicitudes de calificaciones y los perfiles de proveedores ayudan a reducir la lista de proveedores., Son documentos más cortos, por lo que los proveedores suelen estar encantados de responder. Trabajando a partir de los resultados, puede crear una lista corta para su RFP. En consecuencia, debido a que ya ha recopilado información básica, su RFP ahora está más enfocada y directa. Es un ganar-ganar.
en el ebook future of RFPs, David Kutcher, fundador de Confluence Forms y la base de datos de RFP, analiza los beneficios de un proceso de múltiples niveles diciendo:
«he estado viendo que las organizaciones se vuelven realmente inteligentes al usar un proceso de RFP asesorado de múltiples niveles., Utilizan solicitudes de calificaciones y solicitudes de información para crear una lista de proveedores antes de que llegue a la RFP. De esa manera, está limitando el proceso completo de RFP a cinco o diez proveedores finales. Esto permite a la organización que inició la RFP revisar en profundidad. Al mismo tiempo, permite a los postores pasar más tiempo creando una propuesta de calidad, porque saben que ya están en una lista corta, en lugar de una llamada de ganado.,»
ser lo más transparente posible
una de las cosas que más frustra a los encuestados de RFP son las expectativas poco claras. Cuando escriba la solicitud de propuestas, procure la transparencia siempre que sea posible. Como experto y consultor de RFP, Robin Davis señaló en el libro electrónico future of RFPs:
«en términos de esos equipos de adquisiciones o consultores que escriben RFPs, se agradece proporcionar objetivos e instrucciones claros y concisos Provide proporcione los antecedentes e información sobre lo que actualmente tiene en su lugar y los problemas que está tratando de resolver., Luego, en sus preguntas, pregúntele al proveedor qué haría de manera diferente o mejor y qué resultado entregará. En resumen, la transparencia es el camino a seguir si quieres lo mismo a cambio.»
para obtener más información y consejos de expertos sobre cómo prepararse para el éxito a largo plazo, descargue el libro electrónico: el futuro de las RFPs.
áreas donde la transparencia hace una gran diferencia
- fondo y contexto: proporcione tanta información como pueda sobre por qué está buscando una solución., Cuanto mejor entienda un proveedor su estado actual, más específico puede ser sobre cómo le ayudará.
- resultados y objetivos esperados: si bien es importante estar abierto a la creatividad, también es crucial tener claro lo que esperas. Con eso en mente, proporcione expectativas claras sobre su cronograma requerido, entregables y retorno de la inversión.
- Evaluación y puntuación: preparar propuestas lleva mucho tiempo. Por lo tanto, cuando escriba la RFP, incluya quién evaluará la propuesta y cómo. Esto ayuda a los vendedores a pasar su tiempo sabiamente., Además, si está utilizando la puntuación ponderada, proporcione las ponderaciones de sección. Definir sus prioridades garantiza que los encuestados dediquen tiempo a crear respuestas reflexivas a las preguntas que son más importantes para su organización.
Personaliza y optimiza tu plantilla
no te sientas demasiado cómodo con tu plantilla RFP estándar. Otra frustración que los encuestados de RFP a menudo mencionan es la confusión creada al responder a una RFP que no se ha actualizado. Enviar una plantilla sin personalización a menudo resulta en preguntas que son irrelevantes, contradictorias o confusas., Cuando se enfrentan a estos desafíos, muchos proveedores simplemente optarán por no invertir el tiempo para responder.
a medida que reciba propuestas, evalúe las respuestas y seleccione a los ganadores de las propuestas, examine qué funciona. Cuantos más datos de RFP pueda recopilar de su proceso, mejor. Ciertamente, es importante tomarse el tiempo una o dos veces al año para optimizar su proceso y plantillas. Examine cómo escribe RFPs. ¿Están funcionando tus plantillas? ¿Hay preguntas que ahora están desactualizadas? ¿Qué preguntas responde a menudo de los proveedores y puede proporcionar esa información de forma proactiva?, Como con cualquier proceso de negocio, el éxito y la eficiencia provienen de la reflexión y la optimización continua.
